Zotero 6 的同步與雲端硬碟設置

Zotero 的文獻庫管理包括了各類文檔的項目 (item)、標籤 (tag)、標記 (annotation) 與 文檔的附件 (pdf, doc, web page, ...)。它們被統一儲存在特定的資料夾內,安裝時預設的儲存位置為系統所屬的帳號目錄內,如 Windows 用戶儲存位置為 C:\Users\login-account-name\Zotero。當然,這個位置可以在開啟 Zotero 後自行變更位置,例如我把它設定於 D:\Zotero 資料夾,

預設該資料夾內有相關設定的檔案、資料夾,還有使用 sqlite 資料庫檔案來儲存上述相關文檔的資訊。如果涉及到多個裝置同步使用共同文檔的議題,當然就勢必需要設定同步儲存的位置。最簡單的方式就是申請 Zotero 帳號,然後購買儲存空間 (因為免費版本僅提供 300 mb,是無法儲存多量的附檔)。如此都不用煩惱如何作有效的同步設定。

當然,能省就省,退而求其次,如果擁有私有雲或雲端儲存服務有提供 WebDAV 協定的存取,那也是只要設定好存取位置就可以達成同步的需求。官方有列出關於提供 WebDAV 服務的 ISP 列表 (對岸最有名的即是堅果雲)。

如果沒有上述兩個條件,那麼同步的設定就有些些麻煩,當然就只能利用雲端硬碟的方案來達成同步的需求。同步設定的一個必要觀念就是:不要把上述所提及 Zotero 的文檔資料夾全給指定在雲端硬碟位置上,否則會出問題!(道理很簡單,sqlite 資料庫檔案係處於 open 狀態,直接儲存肯定出問題)

其實真正要同步的是如 PDF 那些附檔案,而它們會被儲存在位於 \Zotero\storage 資料夾內的某一隨機數字名稱的資料夾。使用隨機數字所儲存的資料夾看來很無序,但這是 Zotero 內建的索引機制,如果不想這樣用它,是可以使用第三方插件 - zotfile 來達成對資料夾更有意義的命名,它會改以鏈結附檔 (Linked Attachment) 的方式來管理文檔與附件之間的關聯。這種方式看起來相當不錯,尤其是多個裝置要存取這些鏈結附檔時都能有一致的路徑,只要這些附檔所在主資料夾內的參考路徑不變。但使用 zotfile 改為鏈結方式有個最大的問題:要刪除文檔時,所關聯的附檔不會一併被刪除,當日久量大的時候就很有可能會造成冗餘或重複的附檔。

關於如何使用 zotfile 的鏈結附檔,可以參考下述文章:

o zotero配置全流程——安装、同步与插件

o 使用Zotero进行从未有过的畅快学术体验

o Zotero + Onedrive 文献管理神器的网盘同步设置

不過幾經嘗試與比較,目前還是決定先採用官方內建的儲存管理方式,來得比較單純,日後如果 zotfile 能解決了鏈結附檔同步更新與刪除等問題,再來改換也是可以的。

其實 Zotero 的同步,主要就是考量兩個議題:

  • 資料檔案夾 (如 D:\Zotero) 內相關的配置檔案、sqlite 資料庫檔案等如何同步?
  • 附檔案所在的資料夾 (如 D:\Zotero\storage) 該如何同步?

第一點很簡單,就是仍使用官方的「Data Sync」,但不使用「File Sync 」,也就是把下圖中的「檔案同步中」兩個選項取消勾選。其實就是附檔案不採用官方的同步,而「Data Sync」所佔用空間極小,預設的 300 mb 是足足有餘。

Zotero 6 的同步

至於第二點,當然要有雲端硬碟儲存空間,例如 Google DriveDropbox、One Drive ...。像我個人就已購買了 Google 雲端硬碟的 100 Gb 方案,然後安裝了所提供的雲端硬碟電腦版 (去年改版後就非常好用),預設就會在我的電腦新增了磁碟代號 G 如同本機硬碟般可以正常操作其磁碟內的檔案。

然後就是把位於 \Zotero\storage 這個資料夾先刪除掉 (最好是一開始安裝就設置,否則要先備份裡面的資料),然後使用「軟鏈結 (symbolic)」的方式,將 storage 實際所儲存的位置,指向位於雲端硬碟內自己所新增設定的資料夾 (如下範例為 \ZoterStorage)。

關於如何在 Windows 環境建立軟鏈結 (symbolc),可以直接採用內建的指令 - mklink,具體操作方式,可參考此篇文章,寫得非常詳細 - 「The Complete Guide to Creating Symbolic Links (aka Symlinks) on Windows」。

使用系統管理員權限執行「command prompt (命令提示字元)」,切換到 Zotero 實際設定的位置,然後輸入如下指令:

D:\Zotero>mklink /d "storage" "G:\我的雲端硬碟\ZoteroStorage"
已建立 storage 的符號連結 <<===>> G:\我的雲端硬碟\ZoteroStorage

建立 Symbolic 鏈結後,可以使用檔案總管檢視整個 Zotero 資料夾,可以發現其子資料夾 \storage 有鏈結的圖示符號:

另外最好將所設定同步的雲端硬碟資料夾 (\ZoteroStorage) 設為離線存取。在該資料夾右鍵點選「離線存取」→ 「可離線使用」。

完成!如此就可以達成文獻的標籤、標記、相關設定透過 Zotero 官方同步、而附檔的同步則是透過雲端硬碟同步。

對了,我還是有安裝「zotfile」插件,主要是用作附檔的更名,而沒有使用它的同步設定方式。這裡不多作說明,主要設定可以參考如下圖

※ 延伸參考:

How to Increase Your Zotero Cloud Storage: 4 Ways

Zotero Document : Adding Files to your Zotero Library

Zotero 文献管理器插件:ZotFile的安装和使用

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