想法

就 GTD (Getting Things Done)的核心思維來說，就我的體會只有三個最重要因素：收集、檢視 (組織)、行動 (Action)。

收集待辦的工作 (tasks)，整理 (包括分類)與檢視 (Review)準備執行的工作，然後依輕重緩急將這些工作轉移至下一步的行動 (Next Action)。

使用 RTM (remember the milk)，可說是實現 (realize)上述想法與簡化 GTD 的最佳工具。

兩個最重要 RTM 實現的機制：標籤 (Tag) 與 智慧清單 (Smart List)。

標籤就是作為分類 (Classify)的機制，甚而可以利用標籤把一連串的工作給關聯起來。例如，某個網站建置專案 (project)，可以把「系統設定」、「網頁設計」、「CSS 排版」、「上傳到伺服器」等工作都歸納為「prj_site-build」這個標籤；再則，GTD 相當重要的情境 (context)概念，也可以利用標籤實現之，例如 @Office, @Home, @BuyList 等，表示某項工作是在哪種情境 (地點或某特定事項)來實現的；還有，GTD 最實際的「下一步行動」，是匯集了各類型、各種情境的工作於其內，為了統一標示這些準備執行的工作，就可以再貼上「na」這樣的標籤。

專案、情境、下一步行動，都是標籤的應用範例的一部份，絕對還有更多可以想得到的點子來應用。

為各項工作貼上標籤後，再來就是把相同標籤的工作歸納在一起。典型的方法就是以資料夾的觀念歸納，在 RTM 中即是以「清單 (List)」來實現。這算是靜態 (static)、實體 (physical)的作法，也就是某項工作僅能儲放在某一特定的清單內。

RTM 提供更具彈性的歸納方式，就是利用所謂的「智慧清單 (Smart List)」。智慧清單是一種動態 (dynamic)、虛擬 (virtual)的作法，係利用搜尋關鍵字詞所組成的清單，只要符合該搜尋條件的工作，即會出現在該清單內；所以某一標籤的工作因為被搜尋條件符合的情況下，很可能會出現在多個清單內，相對當然會更有彈性了。

其實「智慧清單」說穿了就僅是利用資料庫的「View」觀念所實現的，也就是動態組成搜尋的關鍵字詞所建立的語法，再即時篩選符合條件的結果。相同的應用也出現在如 iTune 的音樂撥放清單，簡單的實作手法，卻讓歸納有更具彈性的機制。

作法

這裡僅簡述大概的作法，其實不難，大概參考 RTM 的 on-line Help，以及底下個人所參考兩篇文章：
　o Using Remember the Milk for GTD (Getting Things Done) - Part 2。
　o Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程。

1. 把所有自訂的清單全刪除掉，此時 RTM 僅會留下預設的「收件匣」與「寄件匣」，基本上並不會使用到，不過爾後所有的工作事項都會預設儲存在「收件匣」內。

   不過，我這邊卻留下了一個靜態的清單：「＄願景與目標」。我把屬於願景 (vision)、中長期目標規劃、習慣等事項 (該算是宣言吧)放在此清單內，就是提醒自己短中期的工作不要悖離中長期的目標設定。

   

2. 利用搜尋條件建立下列四個主要的 GTD 清單。
   

   清單名稱	搜尋條件	簡單說明
   1_Bucket	status:incomplete and isRepeating:false and isTagged:false	所有尚未貼上標籤的工作事項。
   2_Review	status:incomplete and isRepeating:false and isTagged:true not tag:na not tagContains:+ not list:＄願景與目標	已整理貼上標籤但尚未執行的工作事項。
   3_Next Actions	(status:incomplete and tag:na) or dueBefore:today or due:today	標籤貼上 "na" 也就是待執行的工作。
   4_Completed	status:completed	已完成的工作事項。

   建立的方法就是將搜尋條件內的字串複製至 RTM 首頁 (已登入)右上角的搜尋框內，按下 [Enter] 按鍵後在下方視窗會出現「儲存」的TAB，點選並在文字框內輸入名稱後，即可將搜尋條件儲存為智慧清單。並且在左邊的清單TAB列表會出現該清單 (藍底白字表智慧清單)。

   

3. 依個人需求可自行建立智慧清單
   以個人為例，我把屬於「情境 (context)」、「主要專案 (project)」，甚至是「本週主要計畫」，都利用智慧清單建立起來。

   清單名稱	搜尋條件	簡單說明
   @Buy	status:incomplete and tag:@buy	購買清單。
   @Blog	status:incomplete and tag:@blog	所有想到欲撰寫的 Blog 主題。
   Prj_網站建置	status:incomplete and tag:+prj_site-build	相關於「網站建置」專案的工作事項。
   thisWeek	status:incomplete and dueBefore:Saturday	本週所有待辦工作事項 (有設定工作到期日)。

   關於搜尋的關鍵字詞，可以參考：
   　o RTM： How do I use the advanced search?。

4. 建立待辦的工作事項，當沒有貼上標籤時，全都會歸納在「1_Bucket」內。
   我喜歡「Bucket」這個字，就是先把所有「垃圾」一股腦給堆積在「水桶」內，再來才去作整理 (貼上標籤)的工作。

   可以隨意為任一工作事項貼上標籤，若標籤是屬於在上述智慧清單的搜尋關鍵字詞，則會動態轉移到各清單內。例如當貼上「@blog」標籤，就會被移轉到「2_Review」、「@Blog」兩個清單內；貼上「na」標籤，即會被轉移到「3_Next Actions」清單內。

   

RTM 也有同時支援 iPhone 與 Android 等智慧型手機，可惜，需要付費成為 Pro 會員後才能即時同步 (否則有諸多限制)，而每年又要付費且不甚便宜，個人是覺得該公司在付費策略與手機應用上，作得並沒有如 Evernote 好。

不過利用 RTM 實現並簡化 GTD 觀念，實在是具有彈性且有趣，讓時間管理更為方便有效率，它仍是個人在目標設定與時間管理的最佳首選工具。

※ 延伸參考：
　o 利用 iGoogle 與 RTM 規劃自己的目標與工作事項。
　o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具選用思考篇。
　o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具應用篇。