想法
就 GTD (Getting Things Done)的核心思維來說，就我的體會只有三個最重要因素：收集、檢視 (組織)、行動 (Action)。
收集待辦的工作 (tasks)，整理 (包括分類)與檢視 (Review)準備執行的工作，然後依輕重緩急將這些工作轉移至下一步的行動 (Next Action)。
使用 RTM (remember the milk)，可說是實現 (realize)上述想法與簡化 GTD 的最佳工具。
兩個最重要 RTM 實現的機制：標籤 (Tag) 與 智慧清單 (Smart List)。
標籤就是作為分類 (Classify)的機制，甚而可以利用標籤把一連串的工作給關聯起來。例如，某個網站建置專案 (project)，可以把「系統設定」、「網頁設計」、「CSS 排版」、「上傳到伺服器」等工作都歸納為「prj_site-build」這個標籤；再則，GTD 相當重要的情境 (context)概念，也可以利用標籤實現之，例如 @Office, @Home, @BuyList 等，表示某項工作是在哪種情境 (地點或某特定事項)來實現的；還有，GTD 最實際的「下一步行動」，是匯集了各類型、各種情境的工作於其內，為了統一標示這些準備執行的工作，就可以再貼上「na」這樣的標籤。
專案、情境、下一步行動，都是標籤的應用範例的一部份，絕對還有更多可以想得到的點子來應用。
為各項工作貼上標籤後，再來就是把相同標籤的工作歸納在一起。典型的方法就是以資料夾的觀念歸納，在 RTM 中即是以「清單 (List)」來實現。這算是靜態 (static)、實體 (physical)的作法，也就是某項工作僅能儲放在某一特定的清單內。
RTM 提供更具彈性的歸納方式，就是利用所謂的「智慧清單 (Smart List)」。智慧清單是一種動態 (dynamic)、虛擬 (virtual)的作法，係利用搜尋關鍵字詞所組成的清單，只要符合該搜尋條件的工作，即會出現在該清單內；所以某一標籤的工作因為被搜尋條件符合的情況下，很可能會出現在多個清單內，相對當然會更有彈性了。
其實「智慧清單」說穿了就僅是利用資料庫的「View」觀念所實現的，也就是動態組成搜尋的關鍵字詞所建立的語法，再即時篩選符合條件的結果。相同的應用也出現在如 iTune 的音樂撥放清單，簡單的實作手法，卻讓歸納有更具彈性的機制。
作法
這裡僅簡述大概的作法，其實不難，大概參考 RTM 的 on-line Help，以及底下個人所參考兩篇文章：
o Using Remember the Milk for GTD (Getting Things Done) - Part 2。
o Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程。
- 把所有自訂的清單全刪除掉，此時 RTM 僅會留下預設的「收件匣」與「寄件匣」，基本上並不會使用到，不過爾後所有的工作事項都會預設儲存在「收件匣」內。
不過，我這邊卻留下了一個靜態的清單：「＄願景與目標」。我把屬於願景 (vision)、中長期目標規劃、習慣等事項 (該算是宣言吧)放在此清單內，就是提醒自己短中期的工作不要悖離中長期的目標設定。
