[時間管理] 使用 RTM (remember the milk) 簡化 GTD 工作

想法

就 GTD (Getting Things Done)的核心思維來說,就我的體會只有三個最重要因素:收集、檢視 (組織)、行動 (Action)。

收集待辦的工作 (tasks),整理 (包括分類)與檢視 (Review)準備執行的工作,然後依輕重緩急將這些工作轉移至下一步的行動 (Next Action)。

使用 RTM (remember the milk),可說是實現 (realize)上述想法與簡化 GTD 的最佳工具。

兩個最重要 RTM 實現的機制:標籤 (Tag) 與 智慧清單 (Smart List)。

標籤就是作為分類 (Classify)的機制,甚而可以利用標籤把一連串的工作給關聯起來。例如,某個網站建置專案 (project),可以把「系統設定」、「網頁設計」、「CSS 排版」、「上傳到伺服器」等工作都歸納為「prj_site-build」這個標籤;再則,GTD 相當重要的情境 (context)概念,也可以利用標籤實現之,例如 @Office, @Home, @BuyList 等,表示某項工作是在哪種情境 (地點或某特定事項)來實現的;還有,GTD 最實際的「下一步行動」,是匯集了各類型、各種情境的工作於其內,為了統一標示這些準備執行的工作,就可以再貼上「na」這樣的標籤。

專案、情境、下一步行動,都是標籤的應用範例的一部份,絕對還有更多可以想得到的點子來應用。

為各項工作貼上標籤後,再來就是把相同標籤的工作歸納在一起。典型的方法就是以資料夾的觀念歸納,在 RTM 中即是以「清單 (List)」來實現。這算是靜態 (static)、實體 (physical)的作法,也就是某項工作僅能儲放在某一特定的清單內。

RTM 提供更具彈性的歸納方式,就是利用所謂的「智慧清單 (Smart List)」。智慧清單是一種動態 (dynamic)、虛擬 (virtual)的作法,係利用搜尋關鍵字詞所組成的清單,只要符合該搜尋條件的工作,即會出現在該清單內;所以某一標籤的工作因為被搜尋條件符合的情況下,很可能會出現在多個清單內,相對當然會更有彈性了。

其實「智慧清單」說穿了就僅是利用資料庫的「View」觀念所實現的,也就是動態組成搜尋的關鍵字詞所建立的語法,再即時篩選符合條件的結果。相同的應用也出現在如 iTune 的音樂撥放清單,簡單的實作手法,卻讓歸納有更具彈性的機制。

作法

這裡僅簡述大概的作法,其實不難,大概參考 RTM 的 on-line Help,以及底下個人所參考兩篇文章:
 o Using Remember the Milk for GTD (Getting Things Done) - Part 2
 o Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程

  1. 把所有自訂的清單全刪除掉,此時 RTM 僅會留下預設的「收件匣」與「寄件匣」,基本上並不會使用到,不過爾後所有的工作事項都會預設儲存在「收件匣」內。

    不過,我這邊卻留下了一個靜態的清單:「$願景與目標」。我把屬於願景 (vision)、中長期目標規劃、習慣等事項 (該算是宣言吧)放在此清單內,就是提醒自己短中期的工作不要悖離中長期的目標設定。

    設定靜態清單

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[文摘] 像熊一樣的工作態度

這是我在某一論壇看到轉載的文章,文章是出自於德國時間管理大師 羅塔爾.塞維特 (Lothar J. Seiwert)的著作:「像熊一樣才好過活」。

作者所論及對於時間管理與現實上的工作態度,可以說與我這幾年來涉獵多本成功學、目標設定、時間管理所吸收的觀念體會如出一轍,而作者更以多種動物性格分析,來譬喻現實人們對於工作上的態度與應對,著實淺顯有趣,也容易理解許多。

時間管理的根本不在於效率與速度。最重要的關鍵在於:「選對方向」去做「重要的事」,畢竟適者生存,而不是快者生存。

當你覺得時間總是不夠用,努力了半天工作沒成就、生活沒品質。而你是否期望在緊張而忙碌的世界中,能過自主而滿意的生活?

若想要有所改進,塞維特 認為,自己要先能瞭解,你是哪一種動物性格的工作態度:

 o 在籠子滾輪上不停忙碌的黃金鼠
 o 先天下之憂而憂,後天下之樂而樂的貓頭鷹
 o 孜孜不倦、週而復始做個不停的蜜蜂 (或螞蟻)
 o 凡事好強爭第一,卻怎麼也做不到的狐狸
 o 同時做好幾件事,但到頭來卻一樣都沒做好的兔子
 o 凡事拖拖拉拉,卻又良心不安設法弄點事裝忙的公鹿

大部分上班族都像滾輪上的黃金鼠般,工作任務太多,無法停下來休息。但你必須要能有所認知,在這個資訊爆炸的時代,事情永遠是作不完的!

如果你覺得自己的工作態度是屬於上述這些動物性格,而若你想要調整你的工作態度,感變你的生活價值觀,那麼,該向哪一種動物學習呢?

塞維特認為,熊看似動作緩慢,但必需出手時卻迅如閃電,展現的能量與動力,幾乎沒有其他動物可與之匹敵;但冬季他們會退居到可供庇護的洞穴裡進行冬眠,休養生息。塞維特認為,熊懂得掌握時間管理原則,將覓食與休息時間分配得恰到好處,該休息時絕不吝嗇,該主動出擊時絕不手軟,這種工作態度與時間管 理,是人類值得學習的對象。

然而該怎麼做,才不會匆忙的像無頭蒼蠅呢?塞維特認為,像熊看齊,學習他們的鎮靜、沈著與力量,想清楚自己要過什麼生活,做正確且重要的事,並把剩下的時間拿來休閒。

底下列出 塞維特 所建議對時間管理能具體改善的三個步驟:

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利用 iGoogle 與 RTM 規劃自己的目標與工作事項

參考這一篇:「使用iGoogle個性化主頁進行時間管理」。 真的相當有創意!

我把這個這麼好的創意稍加改良一下,利用 iGoogle 再整合 RTM (Remember the Milk),如此就可以把 RTM 所規劃的資料夾,成為個別獨立的視窗,呈現在 iGoogle 的 Portal 首頁上。

例如,我在 RTM 規劃主要的資料夾有 "目標設定", "週計畫表", "收件匣 (預設,當成待辦事項)" 等。參考如下圖。
利用 iGoogle 與 RTM 規劃自己的待辦事項

所以我在 iGoogle 「選擇新增小工具」的選項內,選擇新增 "Remember the Milk" 小工具三次,拉至 iGoogle 首頁後,可以依照你喜愛的版面來客製化。 同時除了保留 Google 日曆外,其它拉哩拉雜的小工具全都可移除掉。 如此就可以將 iGoogle 規劃成為你自己關於目標設定與工作事項的 Portal 平台。

稍稍可惜的是, iGoogle 沒有支援 Xmind 的 Widget, 否則在 iGoogle 上還可以顯示出你的心智圖 (Mindmap) 與列表,那可就更完美了。

利用 iGoogle 與 RTM 規劃自己的待辦事項

※ 延伸參考:
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—心得篇
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具選用思考篇
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具應用篇
 o 利用 PlanPlus 規劃週計畫表的四個步驟

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專職軟體輔導與教育訓練的獨立顧問。輔導企業資訊單位如何有效組織系統開發與維護;輔導開發人員達成有效的專業分工。傳授如何把軟體作軟 (Keeping Software Soft)的技能,得以提昇系統的彈性/延展,並進而創造系統的再利用價值。

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