兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具選用思考篇

"知道你要什麼 (What),再來決定你要如何做 (How-to)。"」 我一直覺得,在導入時間管理的應用工具前,這個要先想通。 我越來越覺得, "Do the right thing (做對的事情)""Do the thing right (把事情做好)",這兩句話可不只是表面說的那麼簡單,不是只有口號而已,裡面是蘊含了極有智慧的道理。要作一個所謂成功的人,我確定的是,這兩者缺一不可。 或者這兩句話也可以濃縮成明代大思想家王陽明所倡導的「知行合一」。通曉根本道理,並懂得能在現實的環境中務實應變,更重要的是,坐而言,還要能起而行!

"Do the right thing",就是對於要做的事情上,給予一個方向上的指引,是要能瞭解對自己在人生上的目標以及價值觀的認知;"Do the thing right" 就是要確實能有效率地執行要做的事情,不過我更覺得,那個有效率倒不如說是要能學會分辨與過濾雜事,只專注在最重要的事情上。

基於上述的分析與體認,我當然會希望現實的工具應用上,能協助我涵蓋到這兩大部分。

  • "Do the right thing (做對的事情)" 重點在於 目標設定與中短期的專案規劃 (project planning)上。
  • "Do the thing right (把事情做好)" 重點會在於 以週為單位,先預先規劃每週的行程安排,與每週約 3~6 件最重要的事項;然後再分解為較小的工作,分散放在每日的工作上。而每日的工作,必然要先規劃出最重要的 1~3 件工作,優先完成它!

在目標的設定規劃上,我還是認為 心智圖 是最佳的應用工具。從 3個月~1年的短期目標、1年~3年的中期目標、3年以上的長期目標;從自我省思、家庭生活、財務、健康、專業、心靈、學習等各面向,利用心智圖呈現出你想要的是什麼,再倒推規劃 (backward planning)具體可執行的行動 (action)方案,漸進循環 (incremental and iteration)地往目標推進、修正、調整,一個個地達成所設定的階段里程碑 (milestone),最終完成所設定的目標。

專案 (project)是目標還是工作? 我以為,專案可以是短期,可能約為一年內可以量化的目標;也可以是一組工作的集合 (a group of tasks)。 專案內的工作因為有關連性,所以往往會有樹狀複合結構 (composite structure)的關係;工作是有時限的,所以需要設定完成的優先順序與完成到期日。

重要需要優先完成的事情,是基於從你的目標設定而來的,是根據你的價值觀認知而定的。 諸多貓頭鷹或無尾熊型的動物性格,經常是把不必要的事情做得太好—這往往是源自於上司主管所交代,無論是合理或不合理,但是這些工作不一定是符合你的人生目標;請記得,務實不會是妥協於現實,但也不是昧於現實。是要能學會在現實與理想之間找出哪一個平衡點,在適切的時機,要能勇於踏出一步,發掘出屬於你自己的乳酪的。

不要花太多時間在不必要的事情上,只專注在最重要的事情上。 所以,對於許多 GTD (Getting Things Done) 工具給我的感覺是,太過繁瑣了些。這個方法論它連小事情都可以協助規劃的很好。對於紀律嚴謹、比較一絲不苟的人來說,它是很好的工具;但對於如我這樣較慵懶個性的人來說,它會給我壓力,看到每天有很多待辦的工作事項,我會心情很不好。但是,我仍希望可以規劃我自己的人生—只專注在我認為重要的事情上。如果每週只要能完成 3~6 件重要的事項、每天優先處理最重要的 1~3 件工作。事情少卻精,列在工作清單上也不會長,看起來也就不會那麼有壓力,甚而完成時還會有那種成就滿足感。最大最難吃的青蛙在每一天的一開始就先把它吃完了,那麼,這一天就再也沒有難得倒你的事情了,其它的只是小碎石,有多餘的時間去處理他當然不錯,即使沒有時間完成,卻也不是那麼重要了。

然而,GTD 方法論的確可以協助增進處理事情的效率。我很欣賞它其中的一些觀念,全面收集各類資訊;集中放置到一個待處理的工作匣內;快速針對每一個資訊,決定是否處理它;當要處理則放入下一步的行動 (next action)清單內。還有,我也很喜歡那個 情境 (context) 的表達,它讓你可以用邏輯 (logical)、比較鬆散性質的標籤 (tag)分類,快速地列出哪些工作,是在什麼樣的情境 (或場景)下要做的事情。 例如 @shopping,是要購物的工作;@blog,是在整理部落格相關性的工作;@business,是屬於業務上的工作 ...等。 不要繁瑣,只想要保留 GTD 的精髓,所以,崇尚簡約之道的 ZTD (Zen to Done),正是與我的期望及要求不謀而合!

要能兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理工具,那種要能符合心目中完美的那一面,看起來好像不容易找得到。 但請記得,人是要學會與應用工具,而不是被工具給束縛住你的想法。 "Remember the milk",是一個很簡單的免費線上工作管理 (task management)系統,但利用它,再搭配了心智圖做目標規劃,我幾乎已實現了符合我所要求的時間管理系統。關於我是如何規劃設定這套工具,來建構出符合上述期望功能的時間管理系統,就留待下一篇文章來作說明。

remember the milk - screenshot
(點小圖可看原圖)

※ 延伸參考
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—心得篇

{家居生活/心智圖食譜} 蓁妮與采潔的「兒童西點烘焙」快樂研習

{心智圖食譜} 咖啡小餅
(點擊圖片鏈接可看原圖){心智圖食譜} 咖啡小餅

上個月,媽媽本來要到救國團報名兒童的跆拳道課程,不過後來蓁妮一同過去後,發現到還有個「兒童西點烘焙」課程,她可是樂得很,堅持要上烹飪課程,當然,采潔是個小跟屁蟲,也要與姊姊一同上課。 🙂

三月初開始上課,均排在星期六早上 10:00~12:00。第一次的課程是烘焙「巧克力小西餅」,那天是媽媽帶她們去永和中正路的救國團上課的。回來後,蓁妮與采潔搶著要送她們親手製作的餅乾給我吃,哇!! 88| 餅乾酥、脆,好甜,一點都不亞於外面一般咖啡廳的下午茶餅乾(甚至還更好吃)!
巧克力小西餅@永和救國團兒童烘焙班

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小朋友的目標設定範例—「暑假的生活計畫」

我家蓁妮今年暑假過後就要升小五囉,好快呢。

蓁妮一直要求我們給她上暑期輔導班。說真的,我們本來是不太希望她去上的,希望她能利用暑假的兩個月好好地玩,但蓁妮很堅持,就是想要去上一個月的暑期輔導,希望能與她的好同學們相聚,也同時利用這一個月,把暑假功課給全部寫完。

七月初時,蓁妮興高采烈的拿了她的作文簿給我看,因為她第一篇作文就得了全班最高分,題目是:「暑假的生活計畫」。

我非常非常地訝異,作文的內容就是說及蓁妮是如何擬定計畫,並依照計畫擬出策略來執行。我完全沒有教導過蓁妮如何做目標的設定與執行,沒想到蓁妮小小的年紀就能懂得目標設定的根本道理,我個人可是研讀了 10 來本目標設定與成功學的書籍後,才逐漸了解倒推式的規劃(Backward Planning)與正向執行的原理。蓁妮的這一篇作文,根本就是小朋友「目標設定」的絕佳範例!

我期待已久的暑假到了,我和朋友們都興高采烈的回家休息去,但是,光整天無所事事的在家裡玩,就太浪費這段寶貴的時間了! 所以,我決定要好好安排一個理想的暑假生活。

首先,我要讀完三到五本的「偉人傳記」,因為我可以充實自己的知識,還可以認識更多的偉人。接著,我要在每個星期天爬一次山,因為我的氣管不好,醫生說要多運動,增加身體的抵抗力,一方面也可以促進我和家人之間的感情。最後,我決定要在七月以前完成功課,因為我在八月內就會很輕鬆啦!

計畫好了之後就該想如何執行這些計畫。我將在每天剩餘的時間讀書,一天看一點,久而久之我一定可以看完五本好書。幸好,我家附近就有一座山—烘爐地,所以我不用煩惱距離的問題,而且我的目標是從一半的地方爬到頂端唷! 至於功課嘛… 沒問題! 因為我有上暑期輔導呀,我相信我一定可以在八月前趕完的。

我想,等我完成了這些計畫,我一定會變得更聰明,身體會變得更健康,我也可以在八月做我自己想做的事,多虧了我有先計畫今年的「暑假生活」。

蓁妮的班導師給予這篇作文全班最高分。 😀
她給的評語是:
本篇文章井然有序的敘述著計畫及執行過程,讓人一目了然。得知妳的暑期生活,真是一篇好文章!

※ 延伸閱讀:
【心智圖應用】從孔明的「隆中對」看 Backward Planning
李恕權的 “Backward Planning”

{心智圖} 生命目標—財務

關於財務的目標:

  • 為什麼我需要財務規劃?
  • 我需要多少錢,才能實現財務自由?
  • 我該如何執行以達成預定的收入呢?
  • 多少錢才足夠來支持我達成其它的目標和必須優先完成的事物?

生命目標—財務 心智圖
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相關參考:
{心智圖} 生命目標心智總圖
{心智圖} 生命目標—Learning
{心智圖} 生命目標—Professions
{心智圖} 生命目標—理想的居家

{心智圖} 生命目標—理想的居家

關於理想的居家目標:

  • 我現在的居住情況如何?
  • 未來我的理想居家的環境為何?
  • 關於女兒們的生活教育?
  • 我的生活目標是什麼呢?

生命目標—理想的居家 心智圖
(縮略圖,點擊圖片鏈接看原圖)

相關參考:
{心智圖} 生命目標心智總圖
{心智圖} 生命目標—Learning
{心智圖} 生命目標—Professions

{心智圖} 生命目標—Learning

參閱:{心智圖} 生命目標心智總圖

為自己的生活、價值觀、事物的優先順序和目的等關連,製作出屬於自己的心智總圖後,再來,會為每一項主要的生命領域畫出鮮明、多彩的圖樣。

我在這裡利用心智圖逐一列出每一項的主要領域目標,例如以「學習」這個領域目標而言:
為什麼我想或我要學習?我想學什麼?我該如何學習?

生命目標—Learning 心智圖
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軟體思維顧問

專職軟體輔導與教育訓練的獨立顧問。輔導企業資訊單位如何有效組織系統開發與維護;輔導開發人員達成有效的專業分工。傳授如何把軟體作軟 (Keeping Software Soft)的技能,得以提昇系統的彈性/延展,並進而創造系統的再利用價值。

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