Zotero 6 的同步與雲端硬碟設置

Zotero 的文獻庫管理包括了各類文檔的項目 (item)、標籤 (tag)、標記 (annotation) 與 文檔的附件 (pdf, doc, web page, ...)。它們被統一儲存在特定的資料夾內,安裝時預設的儲存位置為系統所屬的帳號目錄內,如 Windows 用戶儲存位置為 C:\Users\login-account-name\Zotero。當然,這個位置可以在開啟 Zotero 後自行變更位置,例如我把它設定於 D:\Zotero 資料夾,

預設該資料夾內有相關設定的檔案、資料夾,還有使用 sqlite 資料庫檔案來儲存上述相關文檔的資訊。如果涉及到多個裝置同步使用共同文檔的議題,當然就勢必需要設定同步儲存的位置。最簡單的方式就是申請 Zotero 帳號,然後購買儲存空間 (因為免費版本僅提供 300 mb,是無法儲存多量的附檔)。如此都不用煩惱如何作有效的同步設定。

當然,能省就省,退而求其次,如果擁有私有雲或雲端儲存服務有提供 WebDAV 協定的存取,那也是只要設定好存取位置就可以達成同步的需求。官方有列出關於提供 WebDAV 服務的 ISP 列表 (對岸最有名的即是堅果雲)。

如果沒有上述兩個條件,那麼同步的設定就有些些麻煩,當然就只能利用雲端硬碟的方案來達成同步的需求。同步設定的一個必要觀念就是:不要把上述所提及 Zotero 的文檔資料夾全給指定在雲端硬碟位置上,否則會出問題!(道理很簡單,sqlite 資料庫檔案係處於 open 狀態,直接儲存肯定出問題)

其實真正要同步的是如 PDF 那些附檔案,而它們會被儲存在位於 \Zotero\storage 資料夾內的某一隨機數字名稱的資料夾。使用隨機數字所儲存的資料夾看來很無序,但這是 Zotero 內建的索引機制,如果不想這樣用它,是可以使用第三方插件 - zotfile 來達成對資料夾更有意義的命名,它會改以鏈結附檔 (Linked Attachment) 的方式來管理文檔與附件之間的關聯。這種方式看起來相當不錯,尤其是多個裝置要存取這些鏈結附檔時都能有一致的路徑,只要這些附檔所在主資料夾內的參考路徑不變。但使用 zotfile 改為鏈結方式有個最大的問題:要刪除文檔時,所關聯的附檔不會一併被刪除,當日久量大的時候就很有可能會造成冗餘或重複的附檔。

關於如何使用 zotfile 的鏈結附檔,可以參考下述文章:

o zotero配置全流程——安装、同步与插件

o 使用Zotero进行从未有过的畅快学术体验

o Zotero + Onedrive 文献管理神器的网盘同步设置

不過幾經嘗試與比較,目前還是決定先採用官方內建的儲存管理方式,來得比較單純,日後如果 zotfile 能解決了鏈結附檔同步更新與刪除等問題,再來改換也是可以的。

其實 Zotero 的同步,主要就是考量兩個議題:

  • 資料檔案夾 (如 D:\Zotero) 內相關的配置檔案、sqlite 資料庫檔案等如何同步?
  • 附檔案所在的資料夾 (如 D:\Zotero\storage) 該如何同步?

第一點很簡單,就是仍使用官方的「Data Sync」,但不使用「File Sync 」,也就是把下圖中的「檔案同步中」兩個選項取消勾選。其實就是附檔案不採用官方的同步,而「Data Sync」所佔用空間極小,預設的 300 mb 是足足有餘。

Zotero 6 的同步
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數位文件整理與摘記的好工具 – Zotero 6

數位文件整理與摘記的好工具 – Zotero 6

這是去年在研究 Obsidian 如何實踐 zk 方法論 (Zettelkasten, 卡片盒筆記法) 時,發現到在整理其中所謂「文獻筆記 (Literature Note)」時,也就是把閱讀時的標註摘記,與所參考的文件 (PDF 或網頁等) 集中整理在 Zotero 文獻管理工具,而 Obsidian 主要就可以用來整理所屬自己想法的「永久筆記 (Permanent Note)」。

其實這個工具若是大學院院校撰寫學術論文的學生與教授們應該是很熟悉的 (但我那個就學時代並沒有這種如此神奇的工具),但常有閱讀習慣 (主要針對數位文件) 的「Knowledge Worker」,可以很方便的把 PDF 與 網頁文章等放入 Zotero 內的文獻庫集中管理,而其中 PDF 附檔案可以直接儲存在如 Google、Dropbox、OneDrive 等雲端硬碟,而可以達成多個裝置存取閱讀的便利性。

所以,Zotero 的主要作用是什麼? 引用官方的「quick start guide」說明:

Zotero is, at the most basic level, a reference manager. It is designed to store, manage, and cite bibliographic references, such as books and articles. In Zotero, each of these references constitutes an item. More broadly, Zotero is a powerful tool for collecting and organizing research information and sources.

(Zotero 在最基本的層面上是一個參考文獻管理器。它被設計用來儲存、管理和引用書目參考資料,如書籍和文章。在Zotero中,這些參考文獻中的每一個都構成一個項目。更廣泛地說,Zotero 是一個收集和組織研究訊息和來源的強大工具。)

而今年初 Zotero 更是迎來了重大改版 6.x ,新增了相當多的功能,具體細節可參考官方介紹:「Zotero 6: Your research workflow, transformed」。主要新增功能:

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使用 Calibre 轉檔為 Kobo Kepub 的一些重點摘要筆記

使用 Kobo Forma 已有一年餘時間,雖沒有我原來 Kindle 的閱讀器好用,但主要看在有 8 吋較大螢幕與 32Gb 的儲存記憶體,所以我現在所有電子書包括 mobi, epub 等格式都轉換到這台閱讀器了。

我的中文電子書閱讀習慣還是偏向直排,但這台與 Kindle 一樣都沒有支援,所以我都是透過「天火藏書」這個超棒佛心的網站轉檔並轉成直排,而且效果相當好。

但前幾天我的 Forma 升級韌體後卻無法正確顯示原來所載入的 epub 格式的電子書,本來以為是我的操作錯誤還是天火出了問題,反覆找尋都沒法找到問題,不得已在「PTT - Book」看板與 FB 的「樂天 Kobo 電子書社群」提問,才發現確實是這次的韌體更新導致的,而版友們建議的解決方案就是轉成 Kobo 原生支援的 kepub 格式就得以解決。

嗯嗯,那麼我就重新安裝「Calibre」這套神級的電子書管理工具。以前有使用過,但覺得介面不是很習慣所以少用。這次為了一次性想要解決關於 轉檔簡繁中文轉換排版電子書管理等問題,所以特定花了一個下午爬文參考了許多文章,總算比較能掌握 Calibre 的操作使用,所以也同時作個筆記摘要,以俾後續的參考。

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使用 Notion 建構 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理 (提供模板下載) – 1/2

ZTD in Notion Feature Image

前言

原來一直是使用 Microsoft To Do (併購自 Wunderlist) 記錄我的工作項目,它挺不錯用,符合簡潔 (simplicity) 原則。不過我打算把所有關於生產力 (productivity) 機制都集中到 Notion 統一管理,盡量降低多種工具的使用,所以花了一些時間研究並製作成 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理系統,這裏就分享下這套系統所使用的方法與想法,文後也提供了完整的 Notion 模板供下載,可以自行複製 (duplicate) 並擴展/客製化,打造自己的工作管理 (task management)。

我採用的方法論主要有兩種:ZTD (Zen to Done) 與「吃了那隻青蛙」每天只專注三件最重要的事情。相對於目前主流的 SCRUM、子彈筆記工作管理 這些太過緊湊的方式,並不適合我,我還是比較喜好簡潔風格,不要給自己每天太大壓力,只專注作最重要的事項就好。

ZTD 是一種簡化 GTD (Getting Thing Done) 的時間管理方法論 (methodology),頭字那個 Z 就有「禪 (Zen)」的意味,簡約與樸實,流水不爭先。這裏有篇文章:「時間管理:GTD與ZTD」,解釋兩者的異同之處。

引用該文所述:「ZTD 是一套系統,但不是一系列習慣的改變,而是一次聚焦一個習慣;除了計劃,它更聚焦於行動以及如何用簡單、無壓力的行為完成任務,幫助我們建立有條理的高效能習慣。」

ZTD 簡化後的四種習慣:「搜集、處理、計劃、行動」。

而「每天只專注在做三件最重要的事情」,則是源自於「吃了那隻青蛙」一書,作者 Brian Tracy 是非常知名的成功學大師,他這本著作,強烈推薦必讀,簡單扼要。最精扼的心法就是:每天早晨起床,依據從週與前一日的規劃,來決定今天最大隻的青蛙先把它吃掉,如此這天就再也沒有可以難倒你的事!

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黑曜石 (Obsidian) 解開我如何記錄與整理筆記的枷鎖

Obsidian Screenshot

長久以來我一直對於該如何有效記錄與整理數位筆記相當苦惱,尤其是對筆記的資料夾如何分類,以及筆記如何有效查找與索引,一直不得其要領。

我自己有訂閱了 EvernoteNotion 專業用戶,前者用來擷取 (web clip) 網頁內容非常好用,應該是目前地表最強的網頁擷取的工具了;而後者則是這兩年超夯的雲端筆記軟體了,衆多 Youtuber 極力推薦並發表好多使用心得,看這篇:「為什麼許多人都改用 Notion 做為主力筆記軟體?看完這個你就明白了 👍

然而我從 Evernote 轉至 Notion,使用體驗上都還是覺得總有那種說不出的不順手。前者提供太多功能但卻覺擁腫;後者我發現到它大多被應用於如何提昇「生產力 (productivity)」上,例如工作/專案管理、習慣追蹤、整理個人文件數據庫 …等。這兩者對於「純」筆記的記錄與整理,總覺得沒那麼「簡單、直覺」,尤其後者最大的硬傷在於無法本機儲存數位資訊,而且竟然沒有支援完整 HTML 排版,雖提供多樣化的頁面組織元素,甚強調說有支援 Markdown 語法,但其實都只是一小部分而已。

就上個星期隨意瀏覽 Youtube 視頻,再次瀏覽到這篇 (其實以前就有看到該篇視頻,但當時正在研究 Notion 的應用就忽視了,而也正因爲有使用 Notion 後的體驗才能更有感吧。) :「天哪我給大腦開外掛了!它完全顛覆了大家對筆記軟體的認知|Obsidian 教學-YouTube (這一篇視頻對入門者強烈推薦)」,這才發掘到這樣的筆記軟體不正就是符合我所想要的嗎?! - 簡單!!

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軟體思維顧問

專職軟體輔導與教育訓練的獨立顧問。輔導企業資訊單位如何有效組織系統開發與維護;輔導開發人員達成有效的專業分工。傳授如何把軟體作軟 (Keeping Software Soft)的技能,得以提昇系統的彈性/延展,並進而創造系統的再利用價值。

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