使用 Notion 建構 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理 (提供模板下載) – 1/2

使用 Notion 建構 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理 (提供模板下載) – 1/2

前言

原來一直是使用 Microsoft To Do (併購自 Wunderlist) 記錄我的工作項目,它挺不錯用,符合簡潔 (simplicity) 原則。不過我打算把所有關於生產力 (productivity) 機制都集中到 Notion 統一管理,盡量降低多種工具的使用,所以花了一些時間研究並製作成 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理系統,這裏就分享下這套系統所使用的方法與想法,文後也提供了完整的 Notion 模板供下載,可以自行複製 (duplicate) 並擴展/客製化,打造自己的工作管理 (task management)。

我採用的方法論主要有兩種:ZTD (Zen to Done) 與「吃了那隻青蛙」每天只專注三件最重要的事情。相對於目前主流的 SCRUM、子彈筆記工作管理 這些太過緊湊的方式,並不適合我,我還是比較喜好簡潔風格,不要給自己每天太大壓力,只專注作最重要的事項就好。

ZTD 是一種簡化 GTD (Getting Thing Done) 的時間管理方法論 (methodology),頭字那個 Z 就有「禪 (Zen)」的意味,簡約與樸實,流水不爭先。這裏有篇文章:「時間管理:GTD與ZTD」,解釋兩者的異同之處。

引用該文所述:「ZTD 是一套系統,但不是一系列習慣的改變,而是一次聚焦一個習慣;除了計劃,它更聚焦於行動以及如何用簡單、無壓力的行為完成任務,幫助我們建立有條理的高效能習慣。」

ZTD 簡化後的四種習慣:「搜集、處理、計劃、行動」。

而「每天只專注在做三件最重要的事情」,則是源自於「吃了那隻青蛙」一書,作者 Brian Tracy 是非常知名的成功學大師,他這本著作,強烈推薦必讀,簡單扼要。最精扼的心法就是:每天早晨起床,依據從週與前一日的規劃,來決定今天最大隻的青蛙先把它吃掉,如此這天就再也沒有可以難倒你的事!

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黑曜石 (Obsidian) 解開我如何記錄與整理筆記的枷鎖

Obsidian Screenshot

長久以來我一直對於該如何有效記錄與整理數位筆記相當苦惱,尤其是對筆記的資料夾如何分類,以及筆記如何有效查找與索引,一直不得其要領。

我自己有訂閱了 EvernoteNotion 專業用戶,前者用來擷取 (web clip) 網頁內容非常好用,應該是目前地表最強的網頁擷取的工具了;而後者則是這兩年超夯的雲端筆記軟體了,衆多 Youtuber 極力推薦並發表好多使用心得,看這篇:「為什麼許多人都改用 Notion 做為主力筆記軟體?看完這個你就明白了 👍

然而我從 Evernote 轉至 Notion,使用體驗上都還是覺得總有那種說不出的不順手。前者提供太多功能但卻覺擁腫;後者我發現到它大多被應用於如何提昇「生產力 (productivity)」上,例如工作/專案管理、習慣追蹤、整理個人文件數據庫 …等。這兩者對於「純」筆記的記錄與整理,總覺得沒那麼「簡單、直覺」,尤其後者最大的硬傷在於無法本機儲存數位資訊,而且竟然沒有支援完整 HTML 排版,雖提供多樣化的頁面組織元素,甚強調說有支援 Markdown 語法,但其實都只是一小部分而已。

就上個星期隨意瀏覽 Youtube 視頻,再次瀏覽到這篇 (其實以前就有看到該篇視頻,但當時正在研究 Notion 的應用就忽視了,而也正因爲有使用 Notion 後的體驗才能更有感吧。) :「天哪我給大腦開外掛了!它完全顛覆了大家對筆記軟體的認知|Obsidian 教學-YouTube (這一篇視頻對入門者強烈推薦)」,這才發掘到這樣的筆記軟體不正就是符合我所想要的嗎?! - 簡單!!

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軟體思維顧問

專職軟體輔導與教育訓練的獨立顧問。輔導企業資訊單位如何有效組織系統開發與維護;輔導開發人員達成有效的專業分工。傳授如何把軟體作軟 (Keeping Software Soft)的技能,得以提昇系統的彈性/延展,並進而創造系統的再利用價值。

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