使用 Notion 建構 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理 (提供模板下載) – 1/2

使用 Notion 建構 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理 (提供模板下載) – 1/2

前言

原來一直是使用 Microsoft To Do (併購自 Wunderlist) 記錄我的工作項目,它挺不錯用,符合簡潔 (simplicity) 原則。不過我打算把所有關於生產力 (productivity) 機制都集中到 Notion 統一管理,盡量降低多種工具的使用,所以花了一些時間研究並製作成 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理系統,這裏就分享下這套系統所使用的方法與想法,文後也提供了完整的 Notion 模板供下載,可以自行複製 (duplicate) 並擴展/客製化,打造自己的工作管理 (task management)。

我採用的方法論主要有兩種:ZTD (Zen to Done) 與「吃了那隻青蛙」每天只專注三件最重要的事情。相對於目前主流的 SCRUM、子彈筆記工作管理 這些太過緊湊的方式,並不適合我,我還是比較喜好簡潔風格,不要給自己每天太大壓力,只專注作最重要的事項就好。

ZTD 是一種簡化 GTD (Getting Thing Done) 的時間管理方法論 (methodology),頭字那個 Z 就有「禪 (Zen)」的意味,簡約與樸實,流水不爭先。這裏有篇文章:「時間管理:GTD與ZTD」,解釋兩者的異同之處。

引用該文所述:「ZTD 是一套系統,但不是一系列習慣的改變,而是一次聚焦一個習慣;除了計劃,它更聚焦於行動以及如何用簡單、無壓力的行為完成任務,幫助我們建立有條理的高效能習慣。」

ZTD 簡化後的四種習慣:「搜集、處理、計劃、行動」。

而「每天只專注在做三件最重要的事情」,則是源自於「吃了那隻青蛙」一書,作者 Brian Tracy 是非常知名的成功學大師,他這本著作,強烈推薦必讀,簡單扼要。最精扼的心法就是:每天早晨起床,依據從週與前一日的規劃,來決定今天最大隻的青蛙先把它吃掉,如此這天就再也沒有可以難倒你的事!

依據這兩種方法論,我使用 Notion 建置了涵蓋從 願景 (Vision)、年度計劃、月計劃、週計劃 (weekly plan) 至每日三要事的行動清單。另外工作項目的蒐集與處理,我使用了水桶 (bucket) 概念,Garbage In!然後再去處理分類它,並轉移至待辦清單 (To-do List) 內。另外我特別設置了專案清單 (project list),方便整理有着特定目標任務的大工作項目,每一個專案可以獨立分解爲多個工作單元,然後再以 Notion 獨有的資料庫關聯 (Relation) 功能,方便檢視多個清單之間的關聯性。

Screenshots

這裏先分享使用 Notion 建置我的 ZTD 時間管理主要幾個清單的 Screenshot,同時最後提供此模板的複製 (duplicate) 位址。下一篇再來分享說明這些清單的設計原意以及之間的關聯性。

儀表板 (Dashboard)

我的 ZTD 時間管理的入口儀表板。
ZTD in Notion Feature Image

願景與規劃 (Vision & Planning)

願景、年度計劃、月計劃、週計劃,另加上專案清單的鏈結 (選擇性)。
ZTD in Notion Feature Image

水桶清單 (Bucket)

所有大小事項與想法先一股腦丟進到水桶 (Bucket)內再說!
ZTD in Notion Feature Image

待辦清單 (To-do List)

與水桶共用同一個資料庫,但已經過分類處理轉移至「Next Action」待辦。
ZTD in Notion Feature Image

今日三要事 (This Day is Today)

只專注在今日最重要的三隻青蛙先把它吃掉,其它就沒啥了。
ZTD in Notion Feature Image

分享位址

o Kenming's Templates

延伸參考:
o 都說GTD太難,也許你該試試ZTD
o GTD的新实践:Notion、Habitica和Microsoft to do
o Task Management in Notion – A Complete Tutorial

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