Zotero 6 的同步與雲端硬碟設置

Zotero 6 的同步

Zotero 的文獻庫管理包括了各類文檔的項目 (item)、標籤 (tag)、標記 (annotation) 與 文檔的附件 (pdf, doc, web page, ...)。它們被統一儲存在特定的資料夾內,安裝時預設的儲存位置為系統所屬的帳號目錄內,如 Windows 用戶儲存位置為 C:\Users\login-account-name\Zotero。當然,這個位置可以在開啟 Zotero 後自行變更位置,例如我把它設定於 D:\Zotero 資料夾,

預設該資料夾內有相關設定的檔案、資料夾,還有使用 sqlite 資料庫檔案來儲存上述相關文檔的資訊。如果涉及到多個裝置同步使用共同文檔的議題,當然就勢必需要設定同步儲存的位置。最簡單的方式就是申請 Zotero 帳號,然後購買儲存空間 (因為免費版本僅提供 300 mb,是無法儲存多量的附檔)。如此都不用煩惱如何作有效的同步設定。

當然,能省就省,退而求其次,如果擁有私有雲或雲端儲存服務有提供 WebDAV 協定的存取,那也是只要設定好存取位置就可以達成同步的需求。官方有列出關於提供 WebDAV 服務的 ISP 列表 (對岸最有名的即是堅果雲)。

如果沒有上述兩個條件,那麼同步的設定就有些些麻煩,當然就只能利用雲端硬碟的方案來達成同步的需求。同步設定的一個必要觀念就是:不要把上述所提及 Zotero 的文檔資料夾全給指定在雲端硬碟位置上,否則會出問題!(道理很簡單,sqlite 資料庫檔案係處於 open 狀態,直接儲存肯定出問題)

其實真正要同步的是如 PDF 那些附檔案,而它們會被儲存在位於 \Zotero\storage 資料夾內的某一隨機數字名稱的資料夾。使用隨機數字所儲存的資料夾看來很無序,但這是 Zotero 內建的索引機制,如果不想這樣用它,是可以使用第三方插件 - zotfile 來達成對資料夾更有意義的命名,它會改以鏈結附檔 (Linked Attachment) 的方式來管理文檔與附件之間的關聯。這種方式看起來相當不錯,尤其是多個裝置要存取這些鏈結附檔時都能有一致的路徑,只要這些附檔所在主資料夾內的參考路徑不變。但使用 zotfile 改為鏈結方式有個最大的問題:要刪除文檔時,所關聯的附檔不會一併被刪除,當日久量大的時候就很有可能會造成冗餘或重複的附檔。

關於如何使用 zotfile 的鏈結附檔,可以參考下述文章:

o zotero配置全流程——安装、同步与插件

o 使用Zotero进行从未有过的畅快学术体验

o Zotero + Onedrive 文献管理神器的网盘同步设置

不過幾經嘗試與比較,目前還是決定先採用官方內建的儲存管理方式,來得比較單純,日後如果 zotfile 能解決了鏈結附檔同步更新與刪除等問題,再來改換也是可以的。

其實 Zotero 的同步,主要就是考量兩個議題:

  • 資料檔案夾 (如 D:\Zotero) 內相關的配置檔案、sqlite 資料庫檔案等如何同步?
  • 附檔案所在的資料夾 (如 D:\Zotero\storage) 該如何同步?

第一點很簡單,就是仍使用官方的「Data Sync」,但不使用「File Sync 」,也就是把下圖中的「檔案同步中」兩個選項取消勾選。其實就是附檔案不採用官方的同步,而「Data Sync」所佔用空間極小,預設的 300 mb 是足足有餘。

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數位文件整理與摘記的好工具 – Zotero 6

數位文件整理與摘記的好工具 – Zotero 6

這是去年在研究 Obsidian 如何實踐 zk 方法論 (Zettelkasten, 卡片盒筆記法) 時,發現到在整理其中所謂「文獻筆記 (Literature Note)」時,也就是把閱讀時的標註摘記,與所參考的文件 (PDF 或網頁等) 集中整理在 Zotero 文獻管理工具,而 Obsidian 主要就可以用來整理所屬自己想法的「永久筆記 (Permanent Note)」。

其實這個工具若是大學院院校撰寫學術論文的學生與教授們應該是很熟悉的 (但我那個就學時代並沒有這種如此神奇的工具),但常有閱讀習慣 (主要針對數位文件) 的「Knowledge Worker」,可以很方便的把 PDF 與 網頁文章等放入 Zotero 內的文獻庫集中管理,而其中 PDF 附檔案可以直接儲存在如 Google、Dropbox、OneDrive 等雲端硬碟,而可以達成多個裝置存取閱讀的便利性。

所以,Zotero 的主要作用是什麼? 引用官方的「quick start guide」說明:

Zotero is, at the most basic level, a reference manager. It is designed to store, manage, and cite bibliographic references, such as books and articles. In Zotero, each of these references constitutes an item. More broadly, Zotero is a powerful tool for collecting and organizing research information and sources.

(Zotero 在最基本的層面上是一個參考文獻管理器。它被設計用來儲存、管理和引用書目參考資料,如書籍和文章。在Zotero中,這些參考文獻中的每一個都構成一個項目。更廣泛地說,Zotero 是一個收集和組織研究訊息和來源的強大工具。)

而今年初 Zotero 更是迎來了重大改版 6.x ,新增了相當多的功能,具體細節可參考官方介紹:「Zotero 6: Your research workflow, transformed」。主要新增功能:

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