[時間管理] 使用 RTM (remember the milk) 簡化 GTD 工作

想法

就 GTD (Getting Things Done)的核心思維來說,就我的體會只有三個最重要因素:收集、檢視 (組織)、行動 (Action)。

收集待辦的工作 (tasks),整理 (包括分類)與檢視 (Review)準備執行的工作,然後依輕重緩急將這些工作轉移至下一步的行動 (Next Action)。

使用 RTM (remember the milk),可說是實現 (realize)上述想法與簡化 GTD 的最佳工具。

兩個最重要 RTM 實現的機制:標籤 (Tag) 與 智慧清單 (Smart List)。

標籤就是作為分類 (Classify)的機制,甚而可以利用標籤把一連串的工作給關聯起來。例如,某個網站建置專案 (project),可以把「系統設定」、「網頁設計」、「CSS 排版」、「上傳到伺服器」等工作都歸納為「prj_site-build」這個標籤;再則,GTD 相當重要的情境 (context)概念,也可以利用標籤實現之,例如 @Office, @Home, @BuyList 等,表示某項工作是在哪種情境 (地點或某特定事項)來實現的;還有,GTD 最實際的「下一步行動」,是匯集了各類型、各種情境的工作於其內,為了統一標示這些準備執行的工作,就可以再貼上「na」這樣的標籤。

專案、情境、下一步行動,都是標籤的應用範例的一部份,絕對還有更多可以想得到的點子來應用。

為各項工作貼上標籤後,再來就是把相同標籤的工作歸納在一起。典型的方法就是以資料夾的觀念歸納,在 RTM 中即是以「清單 (List)」來實現。這算是靜態 (static)、實體 (physical)的作法,也就是某項工作僅能儲放在某一特定的清單內。

RTM 提供更具彈性的歸納方式,就是利用所謂的「智慧清單 (Smart List)」。智慧清單是一種動態 (dynamic)、虛擬 (virtual)的作法,係利用搜尋關鍵字詞所組成的清單,只要符合該搜尋條件的工作,即會出現在該清單內;所以某一標籤的工作因為被搜尋條件符合的情況下,很可能會出現在多個清單內,相對當然會更有彈性了。

其實「智慧清單」說穿了就僅是利用資料庫的「View」觀念所實現的,也就是動態組成搜尋的關鍵字詞所建立的語法,再即時篩選符合條件的結果。相同的應用也出現在如 iTune 的音樂撥放清單,簡單的實作手法,卻讓歸納有更具彈性的機制。

作法

這裡僅簡述大概的作法,其實不難,大概參考 RTM 的 on-line Help,以及底下個人所參考兩篇文章:
 o Using Remember the Milk for GTD (Getting Things Done) - Part 2
 o Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程

  1. 把所有自訂的清單全刪除掉,此時 RTM 僅會留下預設的「收件匣」與「寄件匣」,基本上並不會使用到,不過爾後所有的工作事項都會預設儲存在「收件匣」內。

    不過,我這邊卻留下了一個靜態的清單:「$願景與目標」。我把屬於願景 (vision)、中長期目標規劃、習慣等事項 (該算是宣言吧)放在此清單內,就是提醒自己短中期的工作不要悖離中長期的目標設定。

    設定靜態清單

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關於 Evernote 記事的分類規劃構思

Evernote 的分類規劃
最近因買了 Sony Xperia S Android 智慧型手機,同時也安裝了 Evernote App,想說就好好地來運用這具雲端儲存筆記、又可跨裝置 (PC, iPhone, Android)方便好用的記事軟件,這裡就分享一下個人是如何規劃筆記的分類方式。

我查看了諸多 Evernote 分類的心得文章,其主要的技巧不外乎是運用堆疊 (Stack)筆記,也就是資料夾的觀念,以及使用標籤 (TAG)來作分類。然後最重要就是要能利用搜尋 (search)關鍵字的方式,來快速找到原來記事的內容。

我是這樣想的,如果我是使用實體筆記本來記事的話,我的筆記本應該是越少越好,大概最多就是一本工作用、一本學習用、另一本偏個人性質的記事用途。筆記本越少的好處就是盡量專注在筆記本身,以全方位的紀錄方式,沒有拘束的將工作、生活、靈感、夢想...等,先通通裝筆記本內。再來才是對記事貼上標籤,作更細部的分類。

例如,我筆記了一則記事主題:雞肉咖哩的料理,內述了料理的食材、步驟與心得等。我會把這則筆記在「家庭生活」性質的筆記本,然後在該主題下標籤為「食譜」,當然也可以同時標註上多個標籤來識別。

所以,轉到 Evernote 的分類規劃,大概也與實體筆記本的使用習慣差不多。筆記本的數量少,代表的是主分類。以我現在對工作、生活與學習上的態度,大致上就是分了四大類-個人性質 (Personal)、工作事務、投機交易、家居生活。

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