時間管理 | Kenmingの鮮思維

使用 Notion 建構 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理 (提供模板下載) – 1/2

2021-07-06 21:27 | 閱覽人次：10,194 | 1 則迴響

前言

原來一直是使用 Microsoft To Do (併購自 Wunderlist) 記錄我的工作項目，它挺不錯用，符合簡潔 (simplicity) 原則。不過我打算把所有關於生產力 (productivity) 機制都集中到 Notion 統一管理，盡量降低多種工具的使用，所以花了一些時間研究並製作成 ZTD 簡潔風格的時間暨工作管理系統，這裏就分享下這套系統所使用的方法與想法，文後也提供了完整的 Notion 模板供下載，可以自行複製 (duplicate) 並擴展/客製化，打造自己的工作管理 (task management)。

我採用的方法論主要有兩種：ZTD (Zen to Done) 與「吃了那隻青蛙」每天只專注三件最重要的事情。相對於目前主流的 SCRUM、子彈筆記工作管理這些太過緊湊的方式，並不適合我，我還是比較喜好簡潔風格，不要給自己每天太大壓力，只專注作最重要的事項就好。

ZTD 是一種簡化 GTD (Getting Thing Done) 的時間管理方法論 (methodology)，頭字那個 Z 就有「禪 (Zen)」的意味，簡約與樸實，流水不爭先。這裏有篇文章：「時間管理：GTD與ZTD」，解釋兩者的異同之處。

引用該文所述：「ZTD 是一套系統，但不是一系列習慣的改變，而是一次聚焦一個習慣；除了計劃，它更聚焦於行動以及如何用簡單、無壓力的行為完成任務，幫助我們建立有條理的高效能習慣。」

ZTD 簡化後的四種習慣：「搜集、處理、計劃、行動」。

而「每天只專注在做三件最重要的事情」，則是源自於「吃了那隻青蛙」一書，作者 Brian Tracy 是非常知名的成功學大師，他這本著作，強烈推薦必讀，簡單扼要。最精扼的心法就是：每天早晨起床，依據從週與前一日的規劃，來決定今天最大隻的青蛙先把它吃掉，如此這天就再也沒有可以難倒你的事！

閱讀全文 »

[時間管理] 使用 RTM (remember the milk) 簡化 GTD 工作

2012-07-31 21:07 | 閱覽人次：10,471 | 2 則迴響

想法

就 GTD (Getting Things Done)的核心思維來說，就我的體會只有三個最重要因素：收集、檢視 (組織)、行動 (Action)。

收集待辦的工作 (tasks)，整理 (包括分類)與檢視 (Review)準備執行的工作，然後依輕重緩急將這些工作轉移至下一步的行動 (Next Action)。

使用 RTM (remember the milk)，可說是實現 (realize)上述想法與簡化 GTD 的最佳工具。

兩個最重要 RTM 實現的機制：標籤 (Tag) 與智慧清單 (Smart List)。

標籤就是作為分類 (Classify)的機制，甚而可以利用標籤把一連串的工作給關聯起來。例如，某個網站建置專案 (project)，可以把「系統設定」、「網頁設計」、「CSS 排版」、「上傳到伺服器」等工作都歸納為「prj_site-build」這個標籤；再則，GTD 相當重要的情境 (context)概念，也可以利用標籤實現之，例如 @Office, @Home, @BuyList 等，表示某項工作是在哪種情境 (地點或某特定事項)來實現的；還有，GTD 最實際的「下一步行動」，是匯集了各類型、各種情境的工作於其內，為了統一標示這些準備執行的工作，就可以再貼上「na」這樣的標籤。

專案、情境、下一步行動，都是標籤的應用範例的一部份，絕對還有更多可以想得到的點子來應用。

為各項工作貼上標籤後，再來就是把相同標籤的工作歸納在一起。典型的方法就是以資料夾的觀念歸納，在 RTM 中即是以「清單 (List)」來實現。這算是靜態 (static)、實體 (physical)的作法，也就是某項工作僅能儲放在某一特定的清單內。

RTM 提供更具彈性的歸納方式，就是利用所謂的「智慧清單 (Smart List)」。智慧清單是一種動態 (dynamic)、虛擬 (virtual)的作法，係利用搜尋關鍵字詞所組成的清單，只要符合該搜尋條件的工作，即會出現在該清單內；所以某一標籤的工作因為被搜尋條件符合的情況下，很可能會出現在多個清單內，相對當然會更有彈性了。

其實「智慧清單」說穿了就僅是利用資料庫的「View」觀念所實現的，也就是動態組成搜尋的關鍵字詞所建立的語法，再即時篩選符合條件的結果。相同的應用也出現在如 iTune 的音樂撥放清單，簡單的實作手法，卻讓歸納有更具彈性的機制。

作法

這裡僅簡述大概的作法，其實不難，大概參考 RTM 的 on-line Help，以及底下個人所參考兩篇文章：
　o Using Remember the Milk for GTD (Getting Things Done) - Part 2。
　o Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程。

把所有自訂的清單全刪除掉，此時 RTM 僅會留下預設的「收件匣」與「寄件匣」，基本上並不會使用到，不過爾後所有的工作事項都會預設儲存在「收件匣」內。
不過，我這邊卻留下了一個靜態的清單：「＄願景與目標」。我把屬於願景 (vision)、中長期目標規劃、習慣等事項 (該算是宣言吧)放在此清單內，就是提醒自己短中期的工作不要悖離中長期的目標設定。

閱讀全文 »

[文摘] 像熊一樣的工作態度

2010-09-23 15:25 | 閱覽人次：9,523 | 1 則迴響

這是我在某一論壇看到轉載的文章，文章是出自於德國時間管理大師羅塔爾．塞維特 (Lothar J. Seiwert)的著作：「像熊一樣才好過活」。

作者所論及對於時間管理與現實上的工作態度，可以說與我這幾年來涉獵多本成功學、目標設定、時間管理所吸收的觀念體會如出一轍，而作者更以多種動物性格分析，來譬喻現實人們對於工作上的態度與應對，著實淺顯有趣，也容易理解許多。

時間管理的根本不在於效率與速度。最重要的關鍵在於：「選對方向」去做「重要的事」，畢竟適者生存，而不是快者生存。

當你覺得時間總是不夠用，努力了半天工作沒成就、生活沒品質。而你是否期望在緊張而忙碌的世界中，能過自主而滿意的生活？

若想要有所改進，塞維特認為，自己要先能瞭解，你是哪一種動物性格的工作態度：

　o 在籠子滾輪上不停忙碌的黃金鼠。
　o 先天下之憂而憂，後天下之樂而樂的貓頭鷹；
　o 孜孜不倦、週而復始做個不停的蜜蜂 (或螞蟻)；
　o 凡事好強爭第一，卻怎麼也做不到的狐狸；
　o 同時做好幾件事，但到頭來卻一樣都沒做好的兔子；
　o 凡事拖拖拉拉，卻又良心不安設法弄點事裝忙的公鹿。

大部分上班族都像滾輪上的黃金鼠般，工作任務太多，無法停下來休息。但你必須要能有所認知，在這個資訊爆炸的時代，事情永遠是作不完的！

如果你覺得自己的工作態度是屬於上述這些動物性格，而若你想要調整你的工作態度，感變你的生活價值觀，那麼，該向哪一種動物學習呢？

塞維特認為，熊看似動作緩慢，但必需出手時卻迅如閃電，展現的能量與動力，幾乎沒有其他動物可與之匹敵；但冬季他們會退居到可供庇護的洞穴裡進行冬眠，休養生息。塞維特認為，熊懂得掌握時間管理原則，將覓食與休息時間分配得恰到好處，該休息時絕不吝嗇，該主動出擊時絕不手軟，這種工作態度與時間管理，是人類值得學習的對象。

然而該怎麼做，才不會匆忙的像無頭蒼蠅呢？塞維特認為，像熊看齊，學習他們的鎮靜、沈著與力量，想清楚自己要過什麼生活，做正確且重要的事，並把剩下的時間拿來休閒。

底下列出塞維特所建議對時間管理能具體改善的三個步驟：

閱讀全文 »