兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—心得篇

關於時間管理的方法論,在網路上討論最為踴躍的有兩個:一為 GTD (Getting Things Done),另一為科維 (Covey)「與成功有約」系列作者所揭露出所謂的第四代時間管理觀念。若以工具的實踐來看,前者有相當多 GTD-based 的工具軟體,包括免費與付費、線上與桌面等類型;後者則為作者本身所創立公司 (FranklingCovey)自行開發包括紙本的萬用手冊,與電子版的 PlanPlus 軟體。我也曾寫了一篇文章,討論該工具的應用:「利用 PlanPlus 規劃週計畫表的四個步驟」。

由於 PlanPlus 軟體我當時係採用 for Outlook 版本,但現在我已沒有使用 Outlook 了,Email 與 行事曆等,現在我都轉移到 Google 線上使用了。另一套 Desktop 版本,我有些捨不得購買,嫌貴了些 (需要 US$80 美金左右)。還有,我還是覺得該軟體有些不是挺滿意的地方,對於工作清單 (Task List),我希望能有樹狀的階層結構,可以讓我容易去組織工作事項。所以後來我是轉由接觸 GTD 方法論,尋求是否有比較滿意的解決方案。 關於 GTD,國內推廣最力的莫過於 twhsi 了。而他也因為對該方法論的深入研究,而成為能打造所屬自己人生的時間管理專業講師了。而對岸則有兩個網站,也是致力於推廣 GTD, GTD Life褪墨。這兩個網站整理了相當多很好的資源,尤以後者,作者不僅用心翻譯了許多國外時間管理專家的文章,自己也分享了諸多的心得,文筆非常精彩,內容論述很有條理,是相當值得推薦參考的部落格。

我著實看了諸多關於 GTD 的介紹,包括購買書籍與下載許多 GTD 軟體來使用。評估許久,至目前為止給我的一個感覺是,複雜了些。而且有個潛在的風險是,很容易被眼前許多細節性的事務給忘卻了中、長期的目標。這麼說好了,我會覺得 GTD 很適用在生活比較嚴謹有自律能力性格的人,以及在工作上比較負責的是行政事務之類的上班族。因為 GTD 會專注在對 “事” 的處理上,它不容易放過每一個細節;但是對像我這樣比較慵懶個性的人來說,觸發我主動做事的動力大部分不是上司的要求,而是基於我對個人所設定的目標實踐,以及對我所專注熱情的領域,例如軟體、期貨等。或者這麼說,如果我是一個殷實的上班族,工作內容絕大部分是來自於上司的交代,如何有效率地作好大小事情,我會利用 GTD 方法論來協助我整理與規劃工作上各類事物的輕重緩急;但是若只比較偏向那種以重點最主的做事,且經常會忽略掉細節性工作也不是那麼在意的,還有就是像我這種「目標導向」驅動的人來說,嚴謹地運用 GTD 方法論,可能不是那麼恰當。 當然,這可不是絕對,畢竟,GTD 必然也有它的精髓與諸多運用的方法,我們只是要瞭解與注意一點,不同性格的人,就會有不同的運用方式,「因材施教」,這點比較重要。

相對於 Covey 重視的是全方位的時間規劃管理,GTD 是比較有專注在 “事” 的處理上。我會覺得若能運用兩者的精髓,搭配與互補,恰恰能達成成功學常講的:「作對的事 (Do the right thing);把事情做好 (Do the thing right)。

我是有這樣的想法,但是概念還是有些模糊,還有我還是有那種「完美傾向」的性格,時常在找尋那種所謂的「完美工具」上,但是又知道不應該被工具給駕馭,希望能以簡單的方式達成我心目中對於目標規劃與時間管理兩者的平衡上...。 性格與理智上的衝突,總要要能打開心結才能化解矛盾。前兩天瀏覽到 褪墨 所翻譯的 ZTD (Zen to Done)觀念,作者正是與我的觀念不謀而合!! 它確實就是崇尚「簡約之道」,而又能完美地結合 Covery 的全方位目標規劃與重視行動效率的 GTD 理論。 Perfect!! 關於簡化的 ZTD 觀念,可以參考上述的網址,共有 十三篇 相當棒的連續介紹與說明。我這裡只是大概簡單說明一下我所體會的心得。

從目標推回到現在要做的事情上,反過來就是說,你現在所做的主要工作,會是與你的目標關連。只要你認為做的這一件事,能讓你對未來所設定的目標往前一步,那就對了。例如,在人生規劃的目標上,希望能在中年約 50 歲前實現財富自由,然後在設定的子目標上,是以投機金融事業,包括股票期貨等為手段,那麼,你現在研究技術指標、交易策略與心法等,都是可以的,但是若你花了很多時間在打電動玩具上,那就很明顯方向有誤,相對你設定的目標,打電動是娛樂,那是在你完成某一個主要工作事項後給自己的一個獎勵而已。如何規劃與設定目標,這可以參考諸多成功學書籍,但有個最重要的重點是,一定要把它給寫下來 (Write Down)!! 利用心智圖的圖像表達或是純文字的書寫記錄,都可以,但就是要寫下來,然後每週都可以隨時檢視與提醒自己,是否有往所設定的目標推進與調整。

知道自己的目標所在,你就容易可以分清楚事情的輕重緩急了,與目標相關的,就是把它視為是重要的事情,會優先排時間來完成它。在往目標前進的過程中,必然會有許多想法與心得,最好就是隨身有一本筆記本,隨時就是寫下來就是了。這也可以視為是 GTD 第一個步驟中所提的「資訊收集」,我是認為寫在紙本上會來得比較有感覺,而且又方便隨時隨地紀錄。對於筆記本的選擇,就是建議大小要能適中,可以把你的想法以文字記錄下來,甚至還可以素描畫圖。 Moleskine 這個牌子,也曾在電影與諸多畫家文豪的最愛,包括畢卡索與海明威等,都曾是它的用家,它可說是最被用來推薦記事畫圖的理想筆記本了。

從目標倒推回來,必然會分解成許多需要處理的工作事項,還有在現實上,也一定有不得不處理的雜務。如何讓自己能優先將焦點集中在重要的事情上,而不至於被淹沒在諸多繁雜的細節上,以 “週” 為單位的規劃,可以說是最理想的時間格局了。每一週的開始 (可能是從星期日),花上 10~20 分鐘規劃本週最重要的工作,我個人是覺得大約 3~5 件就好了,不要太過貪心,而導致設定太多卻無法達成。大約分解許多小工作,分散在以 “日” 為單位的 “每日工作清單” 上。我個人的心得是,只要設定三樣即可! 應該說,只要你能覺得當做完你認為是本日最重要的三件事以後,你會覺得會很輕鬆,有成就感,那麼,其它的細節性事務,就再也不會難倒你了,可做可不做,就可以很隨性而不會有太大壓力了。

如何規劃 “Weekly-plan” 與 “每日工作事項”,當然可以利用工具軟體來協助,未來得以隨時檢視與彙整。這裡我也是建議,應用簡單的工具即可,不要反被工具給駕馭了,而使得本末倒置。關於工具,到後來我其實主要只有一個需求,就是對於工作事項 (Task Item),能具有樹狀的階層結構即可,如此我就可以決定是否要把工作事項再細分化,或者把諸多細節性工作整合在一個主要工作事項內。關於工具的簡單使用,就留待「工具篇」再來說明。

時間管理,是對自己的負責,而不是作給別人看,規劃太多或講太多,卻沒有付諸執行,那沒有用;但是規劃得太過詳細,凡事一扳一眼,造成自己甚至他人的壓力,那也不妥。我非常喜愛這一句話:
生活原本簡單,是人們堅持要將它變的複雜。 —孔子

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共有 17 則迴響

  1. 看看這些四年前的討論,還真是有意思呢
    我和Gtdlife鄒鑫也變成夥伴,
    常常討論,也會在內地碰面呢

  2. Bloger老闆
    我喜歡你的內容!我會盡量先把你的文章都讀完
    應用適合自己的軟體再來跟您分享
    真的受益良多
    感謝你的分享
    真的很棒!!!
    加油!!!支持你!!!

  3. Hello GTDLife:
    對啊,您那篇 Bonsai 我早已拜讀過了,寫得非常之好,不是去介紹工具如何使用,而是如何應用工具,對我的啟發也是受益甚多。 🙂

  4. Hello twhsi:
    很佩服您致力於推廣您所熱情之所在,也因藉此可以幫助到不少人。也相當恭喜您能找出自行的專業、熱情與人生方向。

  5. Hello type:
    老實說,這句話的引述是源自於 褪墨 裡的一篇文章。我後來想想,會不會該文章是源自於外國人引述中國,尤其是孔子的白話解釋呢?

  6. To type:

    子曰『人生三戒 少之時 血氣未定 戒之在色。及其壯也 血氣方剛 戒之在鬥。及其老也 血氣既衰 戒之在得。』

    戒之在得阿~~

  7. 謝謝你的心得分享!因為太多的工作管理觀念,讓我覺得有點複雜難行 。而且每個人工作規劃都有一些地方不一樣,用了一陣子線上待辦事項(To-Do)後 (這裡有各家的功能比較表http://www.toodledo.com/info/compare.php )也感覺好像很方便,因為常常掛在網路上。
    不過就如你所言,樹狀階層的Task Iteme規劃起來是一目瞭然。這個我是用Palm Bonsai的Desktop版本在Notebook 的XP上使用..還不錯用!

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