兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具應用篇

老實說,在我試用過眾多時間管理的工具中,無論是 GTD-based or not,Desktop or Web-based。我還是覺得,FranklinCovey 的 PlanPlus 是目前個人心目中的首選工具。 那為何我不使用它? 一來我覺得該產品有些小貴,從早期只是紙本的萬用手冊開始,就比一般的萬用手冊貴上數倍許多,這讓我挺反感的,貴上一些代表著創意智慧財產的象徵不為過,但若是貴上數倍,那是暴利,說難聽點是在坑錢,而不是旨在推廣理念了; 再來我已不使用 Outlook 了,況且它與 Outlook 的整合仍有些 Bug 存在,而該公司的軟體開發技術能力看來不佳,推出 Patch 或新版本等,總是慢吞吞的。雖然它有另外一套 Standalone 版本,但同時也是一套完整的 PIM (Personal Information Management) 軟體,這我不要,我只需要時間管理所需要的機制即可,因為 PIM 中關於聯絡人資訊、行事曆與電子郵件等,我已轉為使用 Google Gmail 的工作環境了,簡單方便、可攜性佳,也不需要作備份等管理工作,好處多多。自然,我也就希望 時間管理工具 的選用是以 Web-based 的形式呈現的。

我會以為,時間管理只有兩個最基本的元素: 行事曆 (Calendar)與工作 (Task)。 再怎麼功能強、複雜的時間管理工具,都不會脫離出這兩個最基本的元素。 行事曆讓你可以看到與規劃何時有 Meeting,以及要做的事情;而工作項目 (Task Item)則是讓你寫下要做的事情,何時要完成,以及優先順序等。 一般而言,執行力強的人,總是能把所寫下工作項目整理成的清單 (List)一一的給完成。 喔,這突然讓我想到,我所看過執行能力最強的是誰呢? “海綿寶寶”,沒錯,就是他! 我在卡通上起碼看過三集以上,海綿寶寶把要做的工作,從上到下寫在一張好長好長的清單。例如,他要辦 “狂歡派對”,就把派對前需要準備的項目、要邀請的人、哪些人什麼時候要講什麼話,甚至哪個時間要安排讀報紙的冷笑話等...,他就是一絲不苟地一一地去完成清單上的項目工作,行動力與精力之充沛,可真的是驚人呢。

畢竟那是卡通,一般人總是沒有那麼好的精力,從上到下、Top-Down 的方式,去完成好長一串清單上的工作,所以我們會希望能以 “有效率” 的方式來處理工作。 那個 “有效率”,我曾說過,不只是懂得做事的技巧外,還要能分辦出,什麼是 “有價值” 的事情。我是覺得, 優先處理 “有價值” 的工作,比懂得 “有效率” 地運用技巧來處理工作還要來得重要。 而什麼是 “有價值” 的工作,這就與每一個人所認知的價值觀,以及對目標的規劃設定等有其關連。 所以價值觀、目標,中、短期的專案 (Project)等,是可以引導所要做的事情的方向上。自然你就會瞭解什麼樣性質的工作,會是在你心目中佔有優先權比重較高,需要優先處理的。

所以,工作事項會被組織,會分類,可以排定優先權順序與預計完成的期限等。 再則,諸多工作事項可能會有關連的,例如專案,它可能會區分為多個工作項目,而每一個工作項目也可能是專案,包含更細部性的工作項目...,如此的延伸與關連,而形成一種樹狀的結構。 我在當初評估時間管理工具時,正是因為考量到此,所以花了很多時間尋找能適切處理好樹狀結構的工具軟體。 正因如此, “Remember the Milk” 一開始雖然是我最優先評估的工具,但因為沒有樹狀結構,所以棄而不用; GTD Life 介紹的一篇: 推薦四個在線任務管理網站。 其中如 TODOIST, iPrioritize 是有支援樹狀結構的工作項目,但總覺得繁瑣了些,介面操作就是有那種不是味道的感覺。 說到味道,又讓我回想起那個牛奶,竟然在國外網站諸多網友的評鑑中, “Remember the Milk”,是 on-line 最佳的 GTD 工具網站。 我挺驚訝的,感覺功能如此的陽春,怎麼評價如此高? 再深入去研究使用,以及著實看了很多國外網友們的使用心得分享 (參考此篇:Get Organized with Remember the Milk),才發現到真的簡單就是美! 下面我就來分享一下,我是如何利用 “Google Calendar” 與 “Remember the Milk” ,來達成個人在時間管理的規劃與執行。

remember_the_milk-overview


“Remember the Milk”,簡稱 RTM,是可以與 Google Calendar 整合的,所以 RTM 是沒有提供行事曆的,它完全就是專注在 “工作” 的處理上。 對於工作的分類,它提供了兩種,一種是 “清單(List)”;另一種則是 “標籤(Tag)”。 前者我以為是一種 “實體(Physical)” 的分類,Outlook 的 Folder,就是一種 “實” 的分類方式;後者我認為就是一種 “邏輯(Logical)”,也就是 “虛” 的分類,Google 在其 Gmail 上就是使用這種分類方式的。 這兩種都各有優缺點,而 RTM 則乾脆都納入,讓使用者可以依工作性質與需求來自行規劃。 也正因如此,所以反而讓 RTM 對於工作的分類上,形成了相當強大、極有彈性的功能,也同時彌補了它不支援樹狀結構的那一部份(我一直不清楚 RTM 為何不提供樹狀結構,是技術問題還是一種堅持?),因為利用 標籤,可以取代樹狀結構的呈現。

在清單的規劃上,我完全是認同 GTD Life 這裡所提的 重新認識我們的清單 一系列文章,不是變成 GTD 工具的奴隸,而是懂得以簡御繁。清單主要只有兩個:”任務清單” 與 “下一步行動(Next Action)” 清單。 而我在 RTM 的規劃上,則利用預設(且無法刪除)的 “收件匣” 當成 “任務清單”,所有雜七雜八、未經分類,甚而點子或創意性的工作項目,全給建立在該清單之內;然後我再自行新增了一個 “行動清單”,是比較與 “下一步行動” 清單同性質的,我是把是很具體,需要定下時程與優先順序的工作給放入該清單內,往往是是需要在一、兩個星期內所要執行的工作。 一般是在星期日的時候,利用 Google Calendar,以月或星期的瀏覽方式,把預定的行程給安排記錄下來。 再來就利用 RTM,把已知需要在這一星期內處理的工作—可能是從 “目標” 或 “專案”, 或過濾整理後從 “收件匣(RTM 各個清單內的工作是可以複製與移動的)” 而來的,記錄寫下來,放置於 “行動清單” 內,確實排出預定完成的期限與優先順序。 再來呢,在每一天的晚上,也會規劃與調整隔日要做的工作。 而規劃的方式,我完全是 “價值導向” 的,所以一星期只排 3~6 重要的工作。再分解成較細部的工作,每天只排 1~3 件最重要的工作,每天只要先吃掉最大最醜的青蛙後,就心滿意足,而放置於收件匣的雜項工作,就可以較不具壓力,很輕鬆隨性地去處理了。

其它的算是輔助性的清單了。這裡我就規劃了 “⊗System” 清單,裡面目前只放置了一個我稱之為 “Dummy-Task” 的項目,它專門是儲存所有會用到的 “標籤表頭(Tag Header)”,這我後述會提到;另外我也建立了 “計畫” 與 “專案工作項目” 的清單,前者我是專門用來儲存屬於 “專案(主要、次要)”、”目標(Goal)” 性質的工作項目;後者則放置了 “專案”、”目標” 的子工作(Sub-Task)項目,而兩者則是以 RTM 的 標籤(Tag) 關連起來的。其實這就是模擬如樹狀結構的專案,只是 RTM 所有的工作都是平面(Flat)的,然後再以標籤給關連起來的。我還規劃了一個 “購物清單”,這其實算是多餘,當然也可以記錄在 “收件匣” 內。我只是特別去凸顯該清單內的每一個工作項目,是我要準備要敗家採購,一個一個的購物項目罷了。 總之,要怎麼分類是很有自由與彈性的,到目前為止,我也還在調整中,一旦找出最適合自己的邏輯與方法後,就可以長期作為所信賴的系統了。

remember_the_milk-tag_headers

“標籤(Tag)” 用在哪裡呢? 要不是有這篇討論串: “Here Be My Tag Cloud“,我想我也不會去使用 RTM 的,原來國外的 GTD 支持者們,早已利用 RTM “標籤雲(Tag cloud)” 的機制,發展出完全可以實現 GTD 方法論的系統,真的令人嘆為觀止! 參考下圖,就是我現在所使用的標籤雲。 在預設的 IE 瀏覽器上可是無法達成這樣的呈現,而是必須在 Firefox 瀏覽器上,先安裝 “Greasemonkey” 與 “Stylish” 這兩種的 user script,原來就是在前端的瀏覽器網頁上,利用 JavaScript 語法,來變更其 UI 的配置(Layout)。安裝完後,然後到這裡:”RTM for Tag Cloud Colorize and Keep Cloud Visible“,這兩個 user script 都給全裝上。 對了,為了要美化 RTM 的頁面,可以到 userstyles.org 網站,再以 “remember the milk” 當關鍵字搜尋,可以找到許多美化 RTM 頁面的 user scripts。 我這張圖就是安裝了許多 Stylish-based 的 scripts,所以才會有如 “顯示快捷鍵”、”讓字體加大與加深”、”標籤與項目在不同行”,甚至也可以讓那隻乳牛臉頰有著可愛的紅圓點等。

安裝了那個標籤雲的 Colorize 後,就能具下圖這樣的呈現。最重要的是利用 “標籤表頭(tag header)” 作為每一個標籤區域(section)的主題標示。 該 script 檔是設計了有 “Goal”, “Major Project”, “Minor Project”, “Context”, “Location”, “Areas of Responsibility” 等。這還蠻符合 GTD-based 的表示法,目前也順應了我的需求,所以我並不需要對該 script 程式碼作修改,直接拿來用就可以了。 這些標籤表頭前述提及,我是建立了一個 “Dummy-Task”,稱之為 “¤”,並將之儲存在 “¤System” 的清單內。這個工作項目主要是設定了諸多表達表頭的標籤,例如 “+__goals”,就會在標籤雲中呈現為 “Goals(+)” 的表頭,爾後若是要標示某個工作項目在該 Goal 區域內,只要設定該工作項目的標籤為如 “+實現財富自由” 即可,依此類推,你就可以很輕易地建立哪些工作項目是屬於單一未分類的工作(不作標籤標示),或是屬於 “目標”, “專案” 性質的工作,以及該工作是在哪個地點(Location),在什麼樣的情境(Context)下做的事情,以及是擔任什麼樣的角色(Areas of Responsibility)等。

remember_the_milk-tag_cloud

例如,我有一個主要的專案,是關於撰寫與出版書籍的,所以我新增了一個工作項目,內容為 “[Maj_專案] 撰寫與出版軟體專業書籍”,然後主要的標籤設定是 “-寫作與出版軟體書籍”,以凸顯它是屬於 “Major Projects” 的類型,並且也可以在標籤雲該表頭的區域內看到該專案。再來我也可以設定該工作是需要在電腦前工作的,所以又設定了 “@computer” 的情境標籤。然後,我又想表達完成該專案所扮演的角色(Role)為作者,所以標籤設定為 “_writer”。 可以發現到,利用標籤的前置字符 (+, _, @, .) 等,就能讓這些工作項目有著不同的類型。 對了,”主要(Major)” 與 “次要(Minor)” 專案是如何區分呢? 我現在是把可以具體量化、約在兩個星期內可以完成的工作,歸為 “次要的專案”;而超過兩個星期以上,約一年以內的專案,是歸為 “主要的專案”。時間再更長一點,可能長達三、五年的,就屬於為 “目標” 了。這些都不是絕對的,找出適合你自己的方法,快樂地去使用它,慢慢從過程中再去調整就可以了。另外關於目標的規劃,我反而主要不是利用標籤或樹狀型的專案,而是利用其它的工具,如 FreeMind 這類的心智圖(Mindmap)工具,這是我在先前文章已提過的。

remember_the_milk-task_with_multiple_tags

當建立起屬於你自己的時間管理系統後,再來就是持之以恆地利用該系統做好你每天、每週,乃至於漸進持之以恆地往你所設定的目標前進。系統不是拿來作個樣子的,是要身體力行,而且要能懂得修正、調整,找出最適合你的方法,最終是協助你可以成為自己的主人的。 我是覺得,短期內(一、兩年內)的事情都很有可能需視現實的情況來調整,不會是一成不變的,這是一種務實的態度;短期的工作,是可以動態調整,視現況修正,而逐漸往所設定的目標前進。難為的是,同時間可能有多個目標,可能有財富方面的,也可能有家庭親子方面的,這就是一種如何在這些目標之間尋求 “調和之道” 的,這是需要經過不斷地嘗試與調整,更需要保持正面積極的態度,才能逐漸地前往抵達那個美好理想的 “彼岸” 。 目標是否也會改變呢? 會的,不過那不會是輕易地說改就改,那可能是對於根本價值觀的改變上,才進而去改變你的目標的。

時間管理的要點即是:「依優先性,即何者為最重要的,與順序性,即何者先做,何者後做等等,排出你的重大目標、計畫或工作。先想著目標,然後再回頭想想辦法。」— 引述博恩‧崔西「吃了那隻青蛙」。

※ 延伸參考
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具選用思考篇
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—心得篇

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共有 17 則迴響

  1. 版大整理的真是不錯,讓我成長不少真的非常感謝.
    不過小弟仍有一些不了解的地方,
    就是,小弟滿認同版大手所說的
    以簡御繁。清單主要只有兩個:
    ”任務清單” 與 “下一步行動(Next Action)” 清單。

    那為何還要使用 tag cloud 再分成 major project, minor project 等清單呢?

    這樣不就違反了清單主要只有兩個的理念了?

    另外,因為我們在處理事情的時後,
    主要是打開contexts的下一步清單,來完成事情,
    小弟不太懂該在什麼時後打開 tag cloud 中的其他清單,
    ex. minor project ,location ….etc

    希望版大可以為小弟指點一下迷津

  2. 谢谢你的精彩文章,让我受益匪浅。我也认为每周回顾非常重要,但我是采取outlook与OneNote相配合的办法,具体请详见的博客文章:《每周回顾具体实践的改进》http://blog.vsharing.com/journeyman/A780280.html
    欢迎有机会多交流!

  3. 感謝您的簡介文章,讓我對remember the milk有更深入的了解。我是從mobile 01 twhsi 簡介iGTD的線上課程才開始接觸GTD的概念。原本想用蘋果電腦上的iGTD軟體來作業,但因為我工作的時間都是使用PC,而且回到家的時間幾乎都要陪家人,因此在閱讀了N篇文章之後,決定用Google calendar + remember the milk + gmail來實作,並在回到家時,用蘋果電腦的iCal, iSync同步到我的手機。如此一來,我不需要有固定的電腦也可以實做GTD,手機裡的資料也是最新的,即使不能上網也有這一兩天的最新待辦事項/行事曆。這幾天已經在使用待辦事項,把每件小事都用手機按按幾個鍵記下來,翻待辦時兩分鐘內能做好的就趕快做,每天設定一隻青蛙,一兩個星期下來,覺得生活變的輕鬆很多,時間使用效率也提高不少。
    因為我手機的待辦事項無法分類,清單實在太長了,手機上網看RTM目前不能實作(因為RTM還沒搞定…),所以大部分的待辦事項我後來都用行事曆來記,可以提醒,也可以知道當天有什麼待辦事項。
    RTM的部分,因為我需要在手機上看,所以清單必需要讓我一看就知道要做什麼。因此我設定清單裡有場合功能,我才能一看就知道現在我可以做什麼。
    為什麼說RTM還沒搞定呢…就是”RTM for Tag Cloud Colorize and Keep Cloud Visible”這兩個java裝了之後沒有作用。這樣視覺上的方便性就大大下降了。我也有在清單中列了一個⊗System把標籤表頭寫在下面,可是就是沒作用。Greasemonkey上顯示兩個java是啟用的,我用Firefox 3.0,裝顯示keyboard shortcuts是可以運作的。這樣真是頭大,不知道那裡出錯了,有先進可以指點一下嗎?感激不盡,謝謝~

  4. 請問一下,不知道為何我安裝完Colorize後並沒有出現 “Goal”, “Major Project”..等.標籤表頭
    只有多出 Lists, Locations, etc..這個表頭
    是不是有版本的不同呢…傷腦筋

  5. 剛剛安裝完一直出錯,查了一下發現要安裝 Google Gears 才會正確顯示,僅供參考。

  6. Hello phielk:

    恭喜您能體會出人生命上的根本道理!
    即使諸多出家的專業修行人,也不一定能瞭解這些箇中的根本性道理。
    若要問我,我幾年前大概也知道這些根本道理的,只是,個人的修行與自律能力完全不足;知道是一回事,但是要能做到又是一回事了。
    逐漸地,我才深深體悟,原來王陽明提倡的「知行合一」,是真正需要在現實生活中持續的修練,不光是知道,還要能身體力行。
    我比較相信, “智慧” 這個東西,是靠著不斷地思索與實踐,一連串地 “漸悟”,會在某一個時間點開竅 “頓悟” 的,而人的智慧也因此由而增長。

  7. 我自己是沒那個感覺…「見山不是山」

    只是時間的過往跟自省會讓人越來越清楚
    清楚地知道

    原來在這群目標之間
    除了可以往水平去尋求整合外

    往上去尋找更上層的人生意義
    反而可以把目標變得更簡單、單一

    那麼您覺得角色還需要多重嗎?
    您扮演的角色每個都是有關連的
    都是為了展現更上層的那個人生意義

    在那之下
    目標似乎還是很多元
    但對時間的管理卻似乎水到渠成
    停止外控的協助了

    一點想法與心得與您分享

  8. Hello phielk:

    我想您現在應該已經進入了 「見山不是山」的境界了。 🙂
    不過,人生目標不會是只有單一一個,其實比較為難的,是當多個人生目標重疊時,該如何權衡輕重緩急;多個角色間的平衡,是下一個階段最為重要且必要達成的方向了。

  9. 幾年下來,看您仍持續地進步中,真是感到佩服呢。

    關於時間管理的技術,我正逐漸揚棄 IT-enabled solution。主要的原因是,我認為當我們找尋到了人生的目標後,會發現每天要做的事情就是那麼簡單、清晰。

    這根本就不會再有「事情多到做不完」、「做中學」、「如何把事情作的有效率」、「如何把時間運用妥當」等等的需求。因為,你要做的事情就是那麼簡單、清晰了。

    也期待您的人生與時間管理能簡單到只剩下一件事情要做了。那麼,時間管理的理想應該也就達成了吧。

  10. Hello tshsi:
    看來您還持續的調整自己的時間管理系統。 🙂
    一個小建議,每一週完成的主要工作(3~6 件),最起碼是有三件會與中或長期目標有關連的。

    Convey or GTD,對中期期的目標設定上,並沒有提供比較好的機制處理,所以我目前是用清單寫下主要的目標後,再以 心智圖來做規劃。提供參考囉。

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