兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—工具選用思考篇

"知道你要什麼 (What),再來決定你要如何做 (How-to)。"」 我一直覺得,在導入時間管理的應用工具前,這個要先想通。 我越來越覺得, "Do the right thing (做對的事情)""Do the thing right (把事情做好)",這兩句話可不只是表面說的那麼簡單,不是只有口號而已,裡面是蘊含了極有智慧的道理。要作一個所謂成功的人,我確定的是,這兩者缺一不可。 或者這兩句話也可以濃縮成明代大思想家王陽明所倡導的「知行合一」。通曉根本道理,並懂得能在現實的環境中務實應變,更重要的是,坐而言,還要能起而行!

"Do the right thing",就是對於要做的事情上,給予一個方向上的指引,是要能瞭解對自己在人生上的目標以及價值觀的認知;"Do the thing right" 就是要確實能有效率地執行要做的事情,不過我更覺得,那個有效率倒不如說是要能學會分辨與過濾雜事,只專注在最重要的事情上。

基於上述的分析與體認,我當然會希望現實的工具應用上,能協助我涵蓋到這兩大部分。

  • "Do the right thing (做對的事情)" 重點在於 目標設定與中短期的專案規劃 (project planning)上。
  • "Do the thing right (把事情做好)" 重點會在於 以週為單位,先預先規劃每週的行程安排,與每週約 3~6 件最重要的事項;然後再分解為較小的工作,分散放在每日的工作上。而每日的工作,必然要先規劃出最重要的 1~3 件工作,優先完成它!

在目標的設定規劃上,我還是認為 心智圖 是最佳的應用工具。從 3個月~1年的短期目標、1年~3年的中期目標、3年以上的長期目標;從自我省思、家庭生活、財務、健康、專業、心靈、學習等各面向,利用心智圖呈現出你想要的是什麼,再倒推規劃 (backward planning)具體可執行的行動 (action)方案,漸進循環 (incremental and iteration)地往目標推進、修正、調整,一個個地達成所設定的階段里程碑 (milestone),最終完成所設定的目標。

專案 (project)是目標還是工作? 我以為,專案可以是短期,可能約為一年內可以量化的目標;也可以是一組工作的集合 (a group of tasks)。 專案內的工作因為有關連性,所以往往會有樹狀複合結構 (composite structure)的關係;工作是有時限的,所以需要設定完成的優先順序與完成到期日。

重要需要優先完成的事情,是基於從你的目標設定而來的,是根據你的價值觀認知而定的。 諸多貓頭鷹或無尾熊型的動物性格,經常是把不必要的事情做得太好—這往往是源自於上司主管所交代,無論是合理或不合理,但是這些工作不一定是符合你的人生目標;請記得,務實不會是妥協於現實,但也不是昧於現實。是要能學會在現實與理想之間找出哪一個平衡點,在適切的時機,要能勇於踏出一步,發掘出屬於你自己的乳酪的。

不要花太多時間在不必要的事情上,只專注在最重要的事情上。 所以,對於許多 GTD (Getting Things Done) 工具給我的感覺是,太過繁瑣了些。這個方法論它連小事情都可以協助規劃的很好。對於紀律嚴謹、比較一絲不苟的人來說,它是很好的工具;但對於如我這樣較慵懶個性的人來說,它會給我壓力,看到每天有很多待辦的工作事項,我會心情很不好。但是,我仍希望可以規劃我自己的人生—只專注在我認為重要的事情上。如果每週只要能完成 3~6 件重要的事項、每天優先處理最重要的 1~3 件工作。事情少卻精,列在工作清單上也不會長,看起來也就不會那麼有壓力,甚而完成時還會有那種成就滿足感。最大最難吃的青蛙在每一天的一開始就先把它吃完了,那麼,這一天就再也沒有難得倒你的事情了,其它的只是小碎石,有多餘的時間去處理他當然不錯,即使沒有時間完成,卻也不是那麼重要了。

然而,GTD 方法論的確可以協助增進處理事情的效率。我很欣賞它其中的一些觀念,全面收集各類資訊;集中放置到一個待處理的工作匣內;快速針對每一個資訊,決定是否處理它;當要處理則放入下一步的行動 (next action)清單內。還有,我也很喜歡那個 情境 (context) 的表達,它讓你可以用邏輯 (logical)、比較鬆散性質的標籤 (tag)分類,快速地列出哪些工作,是在什麼樣的情境 (或場景)下要做的事情。 例如 @shopping,是要購物的工作;@blog,是在整理部落格相關性的工作;@business,是屬於業務上的工作 ...等。 不要繁瑣,只想要保留 GTD 的精髓,所以,崇尚簡約之道的 ZTD (Zen to Done),正是與我的期望及要求不謀而合!

要能兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理工具,那種要能符合心目中完美的那一面,看起來好像不容易找得到。 但請記得,人是要學會與應用工具,而不是被工具給束縛住你的想法。 "Remember the milk",是一個很簡單的免費線上工作管理 (task management)系統,但利用它,再搭配了心智圖做目標規劃,我幾乎已實現了符合我所要求的時間管理系統。關於我是如何規劃設定這套工具,來建構出符合上述期望功能的時間管理系統,就留待下一篇文章來作說明。

remember the milk - screenshot
(點小圖可看原圖)

※ 延伸參考
 o 兼容「目標管理」與「執行效率」的時間管理術—心得篇

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