時間規劃與管理的利器—PlanPlus

與 phielk msn 聊到時間管理,透過他的介紹,才知道 Franklin Covey 是赫赫有名的人類潛能導師,他開創了「高效能人士的7個習慣」及「原則式領導」等成效卓越的成功法則,影響了全球許多知名企業的總裁、學校教師、和專業經理人等,他所帶領的培訓中心每年更吸引成千上萬的人前來培訓。「與時間有約」更是其中的經典之作,對於在時間管理的理論與實務的操作上,Covey 的確有獨到之處。

目標設定與時間管理,是息息相關的。當勾勒出個人願景及人生的使命後,我們會設定長期目標(5~10年)、中期目標(2~3年)、短期目標(6個月~1年)、近期目標等(6個月內)。越是近期的目標,越是需要明確、可以被量化、衡量的,也就是符合 SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-limited)的原則。

Covey 「與時間有約」一書中,所提出對近期目標內,是如何規劃與管理時間,有非常具體的實踐作法。當從長期的目標倒推回來,會展開到月、周、日來規劃與實踐。所以,需要被寫下來的(Write-Down)的計畫與記錄有:

月:主要任務表(Mission statement)、月計畫表 → 週:週計畫表(Weekly Plan) → 日:每日任務表(Daily Tasks)。

早期,電腦的記事管理尚未普及時,Covey 推廣時間管理主要是以萬用手冊為主,然後配合課程訓練,教導學員瞭解與應用時間的規劃與管理。聽說當時手冊還不便宜,不過,現在 PCHOME 也有在賣,配合書本一本,加上萬用手冊,$1590。

我當然是偏好能在電腦上來紀錄。從上星期,找了 10 數套 PIM 的應用軟體,均不滿意,而 Outlook,仍嫌無法達成如 Covey 的時間管理這樣的規劃。前次也提到,甚至裝了 Agendus,還搞到我的系統重裝,實在無奈。總算,昨天讓我給找到了,原來 Covey 自家就有出軟體版的時間管理—PlanPlus,而且,主要分為兩個版本,Stand-alone 版與 for Outlook 版。 (後來才知道,phielk 早在他的 Blog 上,介紹了該套軟體,Oh~ 沒有看到他的介紹,讓我走了好幾天的冤枉路)

其實,時間管理的本質並不難,主要有兩個元素:工作與行事曆。這些在 Outlook 都有,但是,卻無法達成像 PlanPlus 那般多樣化的功能與超級美觀好用的介面。而既然本質就是上述兩種元素,所以,PlanPlus 當然是可以整合與 Outlook 一起了,對於 Outlook 的使用者而言,實在是利多。況且,以上兩個版本還能與 Palm and Pocket PC 的 PDA 做同步,得以讓你隨身攜帶你的 “時間規劃萬用手冊”。

我是至國外的網站下載試用版的,可以試用 30 天,我發現到,若有 Outlook 的使用者,那麼,必須安裝英文版的才不會與 PlanPlus for Outlook 有衝突,而 Stand-alone 是被視為一個單獨的 PIM 軟體,可以直接安裝後使用。兩者的中文處理均沒有問題。

底下的節錄畫面是引用自原廠網站的 Screenshots,可以參考,與 Outlook 的整合,非常地 Smooth~

我對其中的週計畫表,是特別有興趣,我也建議一開始要規劃自己的目標,先練習一週的週目標規劃,當能習慣於規劃找出每週的主要的 “大石塊(Big Rocks)” (也就是每週要吃掉的大青蛙,代表最重要的事),並且能最優先排除雜務,而有效地完成這些主要的週目標,如此,個人的工作效能起碼能提昇一半以上了。再逐漸地練習規劃月目標。經過一段時間的練習與規劃,也能變成習慣後,要能達成個人所設定的目標就越能 S.M.A.R.T了。

近期內,我也會把我個人對月、週、日的規劃,將其心得與體會公布分享。

相關的參考:

Covey's Home UI


Covey Weekly Plan

Covey Daily Plan

Covey Project Plan

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共有 14 則迴響

  1. 請問有碰過 PlanPlus 裡icon都無法顯示的問題嗎?
    我已經是用Outlook 2003英文版了。

  2. Hello Michael:

    沒有標準的作法。而事實上,Goal 與 Compass 是會重疊的,但沒有衝突的。

    完成一個「目標」,會切分許多較細的 Task,且所完成 “Goal” 的時間,不一定是在一個星期內完成的。

    無論是 Goal, Compass, Master Task 等等,都僅是 “規劃”,在實際的行動與執行,是被安排在 “Daily Task” and “Schedule” 的。

    千萬不要被工具給束縛住,若是一星期的規劃內,能確實完成你心目中三塊大石頭以上,那就功德無量了。 ^^

  3. 想問一下規劃每日task相關的問題,如果在Goal和Compass有重複的項目,應該以哪個為準?還是沒有一定的標準,有建議的做法嗎?例如,我的目標是本月完成某專案,而我的Compass中,也有排定這個大石頭,我該用哪個排定daily task呢?是否不重複較好呢?

  4. 您好! 想跟您請教吃青蛙的比喻是出自那邊
    常常聽到您提起^^

    這個軟體我也裝來用了 非常棒 順帶一提
    我也是北工畢業的(五專電機科) 能在這裡碰到這麼有想法的學長真是太棒了

    謝謝!

  5. 試用了這一套PLANPLUS後,覺得在目標及時間管理上真的滿合宜的,但不知是不是我電腦的問題,自裝了到現在,OUTLOOK不知關掉從開多少次了(常會有錯誤發生),請問你是否也有發生這樣的問題

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