利用 PlanPlus 規劃週計畫表的四個步驟

Covey 「與時間有約」一書中,所提及關於時間管理的觀念,揭露出第四代時間管理的要旨,在於不僅是提昇如第三代時間管理所重視的「規劃、訂定優先順序、操之在我」的目標設定上,更重視的是,一種均衡、調和的全方位生活。也就是除了物質與精神生活上的改善外,更期能尋求和諧的人際關係、心靈的寧靜與身心的平衡感。

為什麼會更重視全方位、整體觀的時間管理?因為,對大多數人而言,內心經常掙扎於現實做事的方式以及個人所嚮往的價值觀與生活方式間,形成了一種落差,這種落差造成模糊的不安。

在理想、現實與責任之間永遠找不到平衡點,夾在其中進退兩難,對於未完成的事愧疚難安,對正在進行的事卻又無法樂在其中。

PlanPlus 是 Covey 所創立的企管顧問公司開發出來的應用程式,當然是忠實地呈現第四代時間管理的觀念與實務應用了。其實,也可以把該軟體想成就是該企管公司原來所推出時間管理萬用手冊的電子版。

我這裡大致介紹 PlanPlus 時間規劃的重點,我是以 PlanPlus for Outlook 試用版來作介紹,而另一套 PlanPlus 則是 Standalone 版本,可以獨立安裝,但同時也可以同步至 Outlook and PDA。

我思考與研究 Covey 的第四代時間管理,所得到的心得是其本質的精髓有兩個:整體的規劃與均衡的角色扮演

“週(Week)” 作為時間管理規劃的單位的確很理想,因為可以培養整體的感覺。若單以 “天(Day)” 作為規劃的單位,會使人的目光被侷限,只看到眼前所該作的事,來依其重要性排定優先順序。卻不容易將所做的事情連結到個人所設定的目標與價值觀上。而若以 “月” 為規劃的單位,卻又長了點,並不容易將其規劃的事項 “量化”,也就是符合 S.M.A.R.T的原則。要能有整體、更寬廣的視野來作時間規劃;同時又不能太模糊而無法量化,以 “週” 為單位是恰當許多的,也才能以 相對重要性 的觀點來評量每日的生活。

PlanPlus 利用簡單的四個步驟,期望能每週只要花個 20~30 分鐘,來作下星期的時間規劃,而能得到更倍數的效果。

第一個步驟:隨時檢視個人使命(Mission)與價值觀(Value)的陳述(Statement)

使命與價值觀是驅動你做事的動能。兩者會觸發你省思什麼對我是重要、有價值,且該作的事,為了完成該作並有興趣作的事,我們就會設定目標,來達成並實現個人的願景。

把你所想得到,覺得對你「心中最重要的事」,諸如 個人成長、家庭關係、事業成就、人際關係的互動與生命存在的意義等,寫在使命與價值觀的陳述內。一開始並不一定可以很明確瞭解你個人的使命與價值觀,所以,隨時檢視這一個步驟內的陳述,調整修正與把你想到的新陳述加到這個步驟內。

第一個步驟:隨時檢視個人的使命(Mission)與價值觀(Value)的陳述(Statement)
(縮略圖,點擊圖片鏈接看原圖)

第二個步驟:設定的目標與達成該目標所需的工作步驟清單

當你發掘個人因使命及價值觀所得到對你心中最重要的事項之後,我們會為這些重要事項排定優先順序,設定目標,與找出達成該目標所需的工作步驟。

完成某一個主要目標,會設定達成該目標的期限(Deadline)以及各項的工作步驟。在目標的設定清單畫面中,檢視有哪些工作事項是排在本週需要完成它的,參考如下圖,若某工作事項的完成時間是確定的,那可以滑鼠拉至行事曆的排程內;若是概略決定要在哪一天完成該工作事項,但還沒決定一定的時間,可以拉至每日工作事項(Daily Tasks),並區分重要等級(A,B,C),依照優先順序來執行並完成每日預計完成的工作。

第二個步驟:設定的目標與達成該目標所需的工作步驟清單
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第三個步驟:規劃這一週內所擔任的角色及該清除的大石塊(Big Rocks)

這個步驟內是利用羅盤(Compass)來作時間的規劃。有別於第三代時間管理是著重於目標設定上,導入了羅盤這樣的觀念,兩者可以成為我們生活中最佳以及互補的指引工具。

目標設定有如時鐘,代表的是我們的承諾、時間表、目標,也就是我們做事的方法與時間管理;而羅盤則代表遠見、價值、原則、信念、良知、方向等,也就是我們的價值觀與生活方式。

檢視你個人心中的羅盤,思索生命中最重要的事是什麼,同時也就能認清我們在生活上所擔任的角色(Role)。我們可能在工作、事業、家庭、社群等各方面扮演各種角色,角色代表的是責任、人際關係以及貢獻心力。

人生最為難之處,即在於你可能扮演好一個角色,但卻可能同時在另一個角色扮演上作得非常差。你可能是在事業上非常有成就的事業家,但由於工作的繁忙,卻忽略及犧牲了與家庭成員之間的相處。

在這一個步驟內,思考本週你自己準備擔任何種角色(Role)。例如,本週的行程內,我擔任了研討會與軟體設計授課的 “Instructor”、撰寫書籍與教材的 “Writer”,同時我又擔任了 “父親” 這個角色,規劃時間出來與女兒們之間的相處。

在 PlanPlus 內,規劃了一個預設(Default)的基本角色:磨亮利器(Sharpen the Saw)。
規劃這個基本角色,在於:(1)’這是每個人都會有的。 (2)’這是扮演好其他角色的基礎。

該 “利器” 這個角色分類了四個方面的能力:生理(Physical)、社會情感(Social)、心智(Mental)、心靈(Spiritual)

利用 “利器” 這個角色,時常觀照你的內心,在這一週內,我準備規劃與作什麼樣的事情,可以讓我的身體健康、增進人際關係、閱讀書籍,增加我的學識、認識我的信念。

一週內的角色扮演不要超過七個,原因在於超過七類以上的處理效率會比較差。

規劃每一個角色,會有需要處理的 “重要事項”,這些重要事項是與你的使命、價值觀、目標等息息相關的。所以,優先完成這些 “重要事項”,再來有其它空餘的時間才作次要的事情。這些重要事項,好比是 “大石塊(Big Rocks)”

把一週的時間規劃看成是一個容器(Container),先把這些大石塊放進容器內,再來才是把其它的小石子、沙礫等次要事情,塞入到該容器的空隙內。

“角色(Role)” 與 “大石塊(Big Rocks)” 可說是第四代時間管理最重要的特色;整體均衡的生活觀,又能把精力擺在個人所認知最重要的價值觀上。

第三個步驟:規劃這一週內所擔任的角色及該清除的大石塊(Big Rocks)
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第四個步驟:規劃次要的工作事項,填入時間表內的”空隙”

如同上一步驟所提及,認知本週所擔任的角色,並需要該 “清除” 那些大石塊,也就是做完最重要的事後,其它空餘的時間,可以作些比較次要的事情。例如,我會留一些時間上網玩 “魔獸爭霸3” 對戰,或是上 IGS 下圍棋的娛樂。

很輕鬆、很隨性,做完本週最重要的事項後,把你想得到想做的次要事項隨時想到,隨時就填入這個步驟內的工作事項,若有特定的行程或預定哪一天要完成,就把工作事項利用滑鼠拉至行事曆或每日工作事項內。

第四個步驟:規劃次要的工作事項,填入時間表內的
(縮略圖,點擊圖片鏈接看原圖)

一開始的週規劃應該是不會太順利的,可能把本週 “塞滿” 了你所認為的重要事項,卻無法如期在本週內完成;也有可能安排得太鬆散,結果留下大半的時間不知道要作什麼。漸進(Incremental)與反覆(Iteration)的調整你的週計畫,持續以恆地規劃你每週的計畫表,自然能掌握住你的節奏與技巧,相對地,你個人的 “利器” 也會隨之加以提升,越能掌握住什麼對你才是最要的事,哪些次要的事情可以抗住誘惑(例如打電動或麻將)。完成重要的事情後才會給自己一些 “獎勵(ex. 娛樂)”。

請記得,週計畫的規劃是有彈性(Flexible)的。儘管安排好生活中最重要的事,但,真實的生活永遠有例外與意外,若忽略了生活的不可預測性,而想保持 “照表操課” 那樣地規律與一成不變,這樣的想法是僵化沒有彈性的,反而會忽略掉許多機會、變化和生命中最重要的時刻。

時間管理的規劃,並非是讓你一陳不變,沒有缺點的週計畫規劃,而是協助你建立起一種基本態度,讓你在每日每刻都能很清楚當下的抉擇都能以事情的重要性原則來判斷與處理。

最後,請記得實踐誠信原則,為你所規劃的週計畫表負責任,完成你所填入最重要的事情,擔任好設定的每一種角色,並逐一清除掉大石塊。但,又能保持生活的一種彈性,以自信、泰然的心態,將你的使命投注於每一刻。以上所列出的四個步驟,都是為了協助提升我們的個人、能力、判斷力,使我們在面臨實際抉擇時更能審視內在的羅盤。

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共有 29 則迴響

  1. 最近正因為想要更精緻地規劃自己的生活而努力,正好您這篇文章給了我很多靈感,圖文並茂。網站的建構與維護也好用心阿,一起努力編織人生的夢想吧!!!

  2. 看了您的大作,受益匪浅,感谢之余想请教一个问题:为什么我的plan plus的工作目标到下周不会变化呢?是不是哪里设错了?

  3. 謝謝Kenming 及Charles 的熱心指導,我後來將我的電腦硬碟,整個重新Format ,重新安裝後,問題就消失了,所以我想一定是和某個軟體衝突所致,(可惜,我沒能知道到底是那個軟體造成的,或是真正的原因)。

    最後,我還是一定要再次對兩位致以十二萬分的謝意!

    Anotny

  4. Dear Antony,

    Projects 是我每天必用的功能, 之前用中文版的Outlook 2003是有些問題, 但改用英文版後就完全沒發生過問題, 請問您作業系統是XP嗎?

    另外是每次進Projects都出現此錯誤嗎? 出現錯誤後所有function都可動嗎? 或是就跳出來了? 我之前使用中文版時是常有Error message出現, 但大多時候 function 還是可以正常使用.

    Charles

  5. Hello Antony:

    在 WindowsXP 中文版下是確定可以安裝英文版的 Outlook2003 而沒有任何衝突。
    確定 Planplus 是可以在此環境下正確無誤執行的。

  6. Kenming 兄與Charles 兄:

    兩位好,非常謝謝您們所提供的寶貴訊息。

    我想再請教兩位的是:

    您們使用Plan Plus 的Projects 功能有沒有問題?因為我不論是用中文版的Outlook 2003 或是英文版的Outlook 2003(我甚至將整個中文版Office 2003 都移除,改裝英文版的),在使用Projects 功能的時候,都會得到如下之錯誤訊息:

    Plan Plus for Outlook Error-
    An unexpected error occured switching project tabs (The property “09xp10” is unknown)

    而使得Projects 的功能完全無法使用。

    敬請您們指教

    謝謝!

    Anotny

  7. Dear 矇矇兄,

    換英文版完成, run 起來完全沒問題, 謝謝您的建議, 在此順便和大家分享一下:

    1. 如原本是灌中文版, 不需將中文版移除, 直接加灌英文版即可.
    2. 英文版加灌後至office工具下將語言界面選則成英文即可
    3. 未加灌英文版前, 雖可選語言界面, 但不會動作(仍顯示中文).
    4. 切換語言介面是會將其他office軟體一齊切換 (如word, excel..等), 解決方法是英文版只灌outlook.
    5. 加灌後原中文版中所有的內容及設定均還在, 沒有資料流失的問題.
    6. 但切換至英文版後planplus仍有小小的地方不太順 (如預覽 mail), 此時需至控制台下移除planplus, 之後再重裝即可解決, 原planplus內所有的資料及設定也都不會流失.
    7. 原中文outlook設的中文資料夾均仍存在並可用, 對planplus功能並無任何影響.

    以上供大家參考

    Charles

  8. Dear 矇矇兄,

    Thanks a lot!

    所以英文版沒有這個問題是嗎? 那我可能要自己買一套英文版的了…

    Charles Lin

  9. Dear 矇矇兄,
    真是太棒的分享了, 我目前雖是用中文版的outlook 2003(沒辦法, 公司只買中文版的), 但幾乎所有功能均可正常動作, 但是唯有在weekly planning 中schedule tasks時, 它的 Master Tasks 好像沒有辦法作category的sorting, 不知道矇矇兄在英文版outlook執行時不知道是否有同樣的問題?

    Charles Lin

  10. Hello gztanwei:

    若是安裝英文版的 Outlook 2003,倒是沒有問題,但安裝其它語系的 Outlook,會出問題,我想這是 PlanPlus 並沒有寫好的緣故。

  11. thank you very much for your instruction!
    but when I use this software(outlook version), the “Planplus home” and “projects” windows do not display.
    when I switch to “planplus home”, it says “PlanPlus Home control failed to load — Please check browser security settings. “
    when I switch to “projects”, it says “ActiveX control failed to load! — Please check browser security settings. “
    but it continues to happen even if I set the security to lowest.
    have you come across this situation? do you know how to due with this?
    thank you!

  12. Hi brian:

    謝謝您的推崇。 🙂

    不過呢,我只算是很直覺地把想表達的想法 “赤裸裸” 呈現,所以呢,關於文字的敘述與修飾等,到很少注意。

    這樣寫文章比較不會有壓力。 ^^

  13. 無意中經由別的文章連結到貴站,觀看您的文章,讓小弟獲益良多,對於kenming兄的論敘手法及經驗,實感佩服,值得推崇。

  14. Hi gerrycheung:

    兩者是互補,但沒有絕對的區分。

    Compass 較注重於一週內你的角色(Role)扮演與規劃,完成的工作可能會是在某一目標(Goal)下的子目標,也可以是某個目標,是在一週內所完成的。

    而 Goal,依照時間長短,可能會分為年、月、週等目標,越遠的目標是會分隔多個子目標(Sub-Goal)來個別完成。

  15. 想麻烦问一下Kenming兄:
    SCHEDULE GOALS和SCHEDULE COMPASS之间的区别在哪?我也在用PLANPLUS.

  16. Hello 愛好者:

    基本上,各類型的行事曆軟體,都大同小異。相關的操作說明,其實看內建的 Help 文檔即可以囉。

    謝謝您的稱讚,我並沒有特意規劃網站的 Style,尤其 Blog,只要能充分表達你所想表達的內容即可囉。 🙂

  17. 好的.. 我再研究看看.. 之前因為太忙, 已有一年多未使用outlook的行事曆功能了… :)~ 現在停下腳步正好可以好好地思考, 而且是完整地思考我人生的規劃… 還好逛到你的網站… 🙂 謝謝你提供那麼好的訊息… 🙂

    還有, 我覺得你的網站架構規劃得很不錯喲! 雖然並非每個項目都是我有興趣或我能理解的範疇, 但看了一些其他人的blog, 還是比較習慣你的blog form, 真是太厲害了… 🙂

  18. Hello 愛好者:
    這是本來就會有的功能,而且是 Outlook 就已經有提供的。

    我是沒看過有中文的操作說明。不過,看 PlanPlus 的 “Coach Me” Help 文檔,應該是很清楚可以瞭解使用的了。

  19. 您好.. 因為您的介紹而讓我認識了這個很棒的軟體, 但有個小疑問 :
    如果我每週三到每週五有個固定的行程, 是否有比較簡易的輸入方式呢? 或者哪兒可找到有關此軟體的操作介紹呢? 當然如果是中文的話最棒囉…. :)~

    不勝感激… 🙂

  20. Hello twhsi:
    謝謝您的贊同與支持。改天也買這本 “第八個習慣”。您所提及的這句話:找到自己的心聲,進而幫助他人尋找他們的心聲。非常受用!!
    您 Blog 也常介紹如 GTD 工具應用等,蠻受用的。 🙂

    Hello Tony:
    主要的心得當然還是參考 Covey 「與時間有約」一書。直接從工具切入去使用,並不理想,因為不容易瞭解其內涵與本質。
    原來您有來參加研討會。 ^_^ 會後到沒會個面彼此可以交換一些看法,有點可惜~

    Hello phielk:
    “均衡” 與 “彈性” 是我從您介紹 Covey 時間管理中得到最大的收穫。若有更深一層的體會,自然會將其心得分享出來。最重要的是,太感謝您提供如此絕佳的資訊,收穫太大了~

  21. Hi Kenming,

    我一直沒弄清楚Plan Plus有關Weekly Planning的實際用法,閱讀這篇文章後恍然大悟,現在就等實際操作後來體悟其中的精隨,謝謝你。

    上週有參加你們和Borland合辦的研討會,第一次和你見面,演講很精采。

  22. 矇矇兄
    您對PLANPLUS的介紹真的是太詳盡了
    尤其是您將使命宣言
    利用MINDMANAGER的貼圖放到其備註中
    我覺得更是一個很棒的點子

    希望我們互相勉勵
    每週做好自己的WEEKLY COMPASS
    藉此每週的REVIEW
    能像柯維博士在新書”第八個習慣”中所提到的
    找到自己的心聲
    更進而幫助他人找到他們的心聲

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