【文摘】溝通密技—不用術語,溝通更簡單

星期一晚上我在「倚天資訊」授課,下課在廁所小號時,看到這份文摘,深有同感~ 也感謝該人資部門可愛的 connie 小姐轉寄多份文摘給我。

我最近授課時,常掛在嘴邊的就是:「俗又有力」 (要用台語唸),那個 “俗” 就是要 “簡單”,因為簡單,才能 “有力量”,也就是:「簡單就是力量」。恰恰與這篇文摘不謀而合。

所以,為了在 UML 課程中,介紹 UML 的三劍客:”使用案例圖”、”類別圖”、”循序圖”,我特別採用的案例,是以台灣本土化的「土地公廟」作為系統的分析與結構設計。甚至,不讓學員以為那只是 “紙上設計圖”,我還特別花了三個小時寫了 Java 程式碼(當然是可以執行),同時介紹如何從 Model 與 程式碼的正、反向同步,再乾脆一點,連 “土地公.java”、”廟公.java”,”取得明牌(樂透類型)” …等,均是採用 “本土化”,無論類別、操作與參數及資料型態的名稱,都是寫成中文,”俗又有力” !

每次聽到軟體技術人員,很喜歡賣弄專業術語,我從來不以為然,總覺得為什麼要把一件設計或實做的工作給講得那麼複雜? 有這麼困難嗎?

嗯,底下的文章,蠻能成為很好的參考依據,爾後,在與技術人員討論技術相關問題時,若聽不懂,不要難過,那是因為對方在講 “火星話”,不是你愚昧。 😉

全球知名企業應用軟體公司之一賽貝斯(Sybase)執行長程守宗(John Chen)曾說過,領導人最重要的能力之一,就是表達方式熱情、簡潔、清楚。

既然如此,如果你是一家生產「系統單晶片」(system-on-a-chip,SOC)的公司主管,你知道如何用最簡潔、清楚的方式,向客戶和投資人解釋你公司的業務嗎?

「我們是一家先進的智慧型半導體智慧財產解決方案的研發者,這些解決方案可以加速精密型SOC的發展,並同時降低危險。」有一位主管這麼說。你聽得懂這個外星人在說什麼嗎?
「以手機為例,我們的產品可以使手機變得更小,但是功能更強、電池效能更久。」這樣是不是好一點?

很多人會對他們無法很快理解的事情,感到懷疑。所以,要確保對方聽懂你的訊息,最簡單的做法,就是不要常常把專業術語掛在嘴邊。「當人們並不真正了解狀況,或對這件事並不熱衷時,他們就開始濫用專業術語,」路透社總經理溫尼格(Devin Wenig)說。

所以,如果你的老闆是像前奇異總裁威爾許(Jack Welch)那樣,討厭冗長而沒有重點的報告、會議和簡報,濫用專業術語,也可能會毀了你的升遷之路。

威爾許在他的書中提到,有次,他正在和保險部門主管開會,他問這位主管:「『臨時保險』和『合約再保險』有什麼不一樣?」這位主管花了好幾分鐘,始終無法讓威爾許了解兩者的差異,最後,這個主管終於爆發了:「如果我花25年才學會這個東西,你又怎能期待我在5分鐘內把你教會?」
不用說,這位主管不久後就離職了。

威爾許要的就是「簡單」,他的繼任者依梅特(Jeffery Immelt)也是如此要求部屬。如果簡單清楚的溝通,對奇異的CEO們而言是如此重要,你或許也該開始學著這麼做!

(取材自《Business Week》,整理.撰文/陳芳毓)

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共有 11 則迴響

  1. Hi ReDrAy:

    讓程式碼越清晰越好,是 Refactoring 的精神,這我到蠻認同的。

    不過呢,程式碼即註解的意思,並不是代表不寫註解的意思,可能你誤解了 “XP” 的意涵囉。

    程式碼加上註解,我個人認為是必然要的,甚至,註解也要能有其 “Coding Style” 的規範,要能簡潔易讀。同時,利用程式碼加註解表達簡單設計(Simple Design),個人也蠻認同的。

  2. Dear Kenming兄:

    Refactor 書中的理念,是希望能讓程式碼越清晰越好,類似不斷的整理它。

    我印象中,我在書中有看到 Martin Fowler 提到,他就是與 Kent Beck 共事的時候,充分的感受到 refactor 的應用,以及體認到為甚麼 XP 提倡的不用註解,程式碼即註解的理念。 (後面那句我印象中有,如果沒有的話,可能是我記錯了)

    不過我說的這些是跟你的文章內容沒什麼關係啦,呵…

    純粹是看到 “簡單” 這字眼所寫下的東西。

  3. Dear 克明兄,

    只是表達個人看法,若覺得文語艱澀,歡迎討論互動。

    所謂大德不官,大道不器,大信不約,大時不齊。所以溝通也沒有一定的說法,我在意的是內容而非形式。

  4. Hi 賢者:
    >這是很矛盾的一個理念:術語,是為更簡單的溝通
    沒有, 沒有矛盾,與本文要表達的觀念,是一樣的目的,讓溝通變得更簡單,術語是手段,若能讓溝通變得簡單,何嘗不用?

    Hi 123:
    威爾許應該不需要向員工解釋重大決策的背後原因吧? 非權力傲慢,而是執掌問題。不過我相信,威爾許應該可以用三言兩言來向全體員工說明公司的願景、方向與理念。

    Hi 同仁:
    您這樣的解釋,我仍覺得,文語仍太艱澀了點。

    Hi ReDrAy:
    啊,我們溝通有問題了,Refactoring 與 用程式碼表達註解,並非直接關係。

  5. 程式碼也是一樣,就像是 XP 所講的,
    不用寫註解,因為程式碼本身就是註解。

    在 Refactor 這本書更可以體會這種說法。

  6. 認同智賢所言,事實上術語大多都是一種抽象概念,也就是封裝專業知識的細節,用一種大家有共識的名詞來溝通。但之所以會溝通不良,多半是術語的濫用或使用的對象不對,也就是對方並未和您說的術語有一致的看法。

    術語對象不對的問題,讓我想到GRASP樣式中有一個Pattern叫做不跟陌生人打交道,所以如果陌生人不懂您的術語,通常有兩種方法可以解決,一種方法是找一個翻譯者,另一個方法是花時間先與客戶達到術語的共識。

  7. 同意賢者所言。

    不知道威爾許可不可以三言兩語、三兩分鐘之內,跟那位員工解釋清楚一個重大決策背後的複雜原因?

    『簡單』是形容詞,每個人認定的簡單都不會相同。威爾許的例子,有可能只是反映了官大學問大的權力傲慢。但或許也還好,因為上文說的是那位員工離職,而不是被開除。

  8. 這是很矛盾的一個理念:術語,是為更簡單的溝通。它是在某一個特定領域中,大家習慣使用的「名詞」,這個領域的人在使用這個名詞時,所有人都知道這個意思,而不用特地再解釋。
    就好像當你說「台灣」時,你不用另外解釋他的地理位置,人文特性,歷史關係,聽的人大致上就知道你在說什麼。
    就像你所引用的保險名詞,保險從業員在溝通時,也只要用這名稱,所有人也都知道在說什麼。
    威爾許也愛說術語啊,只因為他是老闆,所有底下的人如果不懂他的術語,就不能執行交付的工作,就要等著被開除了。

    重點不在於是否用術語,而是用你溝通對象習慣用的「名詞」,這也就是為什麼SA很多,但是好的SA很少。

  9. 是的!簡單點,不要太復雜!我再與user溝通時都用user可以理解的方式,講的太複雜user反爾更要發時間去解釋一方!!

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